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Como escribir correctamente un e-mail (I)
El correo electrónico forma parte integral de nuestra vida diaria: tanto en nuestro trabajo como en nuestra vida privada llevamos ya varios años enviando, pero sobre todo recibiendo, e-mails. Sin embargo, muchas veces pasamos por alto ciertas pautas básicas que debemos tener en cuenta para antes de hacer click en el botón de envío.
Atención con lo siguiente:
1. Escribe correctamente. Ninguna falta de ortografía, buena puntuación y una adecuada estructura es algo absolutamente básico. Nadie está dispuesto a perder el tiempo en descifrar tu “mensaje oculto”. Y no solo eso, sino que la imagen de tu pyme se vera seriamente afectada a primera impresión si por lo menos no sabes redactar bien.
2. Utiliza asuntos descriptivos. Lo primero que leerá el destinatario del correo será el asunto, así que no debes desaprovechar la oportunidad de resumir tu propósito en esta línea. Sin abrir el correo, con sólo mirar el asunto, el receptor ya sabe lo que tiene que hacer.
3. Evita complicarte con los formatos de texto. Las imágenes de fondo, las letras de diferentes tamaños y colores, y las tipografías llamativas, además de hacerte perder el tiempo son muy molestas y distraen del objetivo principal del correo: transmitir eficientemente tu mensaje. Utiliza fuentes sin serifa –como la Arial– ya que son mucho más fáciles de leer en la pantalla de un ordenador, y aplica tamaños suficientemente grandes como para no tener que forzar la vista. A lo sumo, utiliza negritas para resaltar alguna idea importante.
4. Sé breve y ve al grano. Cuanto más corto sea el cuerpo del mensaje, más probabilidades tendrás de que capten tu mensaje a la primera –y en muchos casos, evitarás que lo borren sin leer. Si lo que tienes que decir se parece más a un informe, o va a ocupar más de una página impresa, es mejor crear un documento separado, adjuntarlo (o ponerlo en un servidor de red), y hacer referencia a él en el cuerpo del mensaje. Así, el destinatario sabrá inmediatamente de qué se trata, y podrá decidir cuándo y cómo procesar su contenido.
