7 claves para ahorrar dinero en tus viajes de negocio

Gemma García

Viajar ha dejado de ser una opción para muchas empresas. La internacionalización de las empresas implica la necesidad de tener un contacto directo con nuestros proveedores, nuestros clientes e, incluso, asistiendo a conferencias o congresos relacionados con el sector en el que nos movemos. ¿Cómo hacerlo sin que se resientan nuestras cuentas? Estás 7 claves para ahorrar dinero en tus viajes de negocio son un buen inicio.

A ver, no nos engañemos, el coste de los viajes de empresa no va a dejar de suponerte un montante importante. Pero, con una buena gestión si podemos notar que esta partida disminuye. Al final, los que buscamos es un equilibrio, que los beneficios que nos reporten esos viajes no queden oscurecidos por la inversión económica que nos ha supuesto. Si eres de los que busca ahorrar en la empresa y mejorar la eficiencia no dudes en probar estos tips acerca de los viajes.


Cómo ahorrar en viajes de negocio

Tero Vesalainen || Shutterstock

¿Cómo reducir tus gastos en viajes de empresa?

No te va a consolar, pero en esto de los gastos en viajes de empresa no estás sólo. Basta con que veas esta cifra, se prevé un aumento de este gasto a nivel mundial para el año 2020 que supera los 1,6 trillones de dólares. Sin duda, una buena noticia para las agencias de viaje, compañías de transporte y hoteles.

Entonces, ¿qué hacemos los demás sectores empresariales para que esta subida no merme nuestro balance? ¡Tomar estas medidas!

  1. Planificación y antelación. Una vez más estas dos palabras se convierten en una obligación para el emprendedor. Pero es que las cifras cantan: según estudios de 2018, la reducción en el gasto de un billete de avión puede ser del 100% si se reserva con 21 días de adelanto. Aprender a planificar los viajes de empresa es fundamental para que todo salga bien y que no se produzcan problemas burocráticos ni comerciales.
  2. Ampliar el acceso a opciones más económicas. Las empresas se acostumbran, por comodidad, a trabajar con unos intermediarios o compañías de vuelo concretos, lo que hace que se pierdan todo un abanico de ofertas y posibilidades de contratar viajes más económicos. Romper esa visión anticuada, repercute en nuestro bolsillo.
  3. La novedosa filosofía de la “gamification” que se está implantado en las nuevas empresas. Consiste en revertir los términos, en lugar de aplicar restricciones en los gastos de viaje del empleado, se le proponen incentivos para que sea él quien se implique en ese ahorro. El trabajador tiene su presupuesto, se organiza su viaje y si consigue quedar por debajo de lo previsto, se le compensa con puntos para obtener otros beneficios.
  4. Implanta las tarjetas corporativas con las que es más fácil establecer un límite de gastos y fijar claramente que se puede o no pagar con ellas. Desde luego, es mucho más efectivo que los adelantos en metálico. Como complemento, aumenta las exigencias de detallar y justificar los gastos con documentación, porque esto disuade de intentar camuflar extras que no deberían estar ahí.
  5. Flexibilización de los procesos. A veces, tener que esperar a la firma de autorización de un superior puede hacer que se pierda la oportunidad de comprar un billete de tarifa reducida o una reserva de hotel más barata.
  6. Alojamiento en hoteles con servicio shuttle o lanzadera. Cada vez son más los establecimientos de cualquier ciudad del mundo que cuentan con este transporte a medias entre el taxi y el transporte público colectivo. Se usa un mini bus para compartir con otros viajeros el traslado del aeropuerto al hotel o del hotel al centro, es decir, en trayectos muy concretos.
  7. Potencia las alternativas tecnológicas a los viajes. En la era de las conexiones virtuales, esta es el último de nuestros consejos para ahorrar dinero en tus viajes de negocio. Valora si es imprescindible viajar o se puede resolver por videoconferencia. Es una herramienta para reducir el número de personas que se trasladan físicamente, viaja sólo el personal indispensable para la gestión y el resto del equipo participa por la pantalla. Además, si no tienes reparos en compartir transporte o alojamiento, puedes utilizar empresas de economía colaborativa como Blablacar o Airbnb para ahorrar costes. Esta opción suele ser muy utilizada por startups o emprendedores con pocos recursos que necesitan minimizar el gasto en sus viajes.

Con estos consejos para ahorrar en tus viajes negocio conseguir disminuir al máximo los costes de tu empresa. Puede parecer una tontería pero, si analizas bien los gastos que se producen, el ahorro puede llegar a ser muy importante, sobre todo para autónomos o pymes.

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