Claves para realizar reuniones a distancia más productivas

Clara Nieva
El mundo digital en el que nos encontramos ha propiciado mejoras que se extienden a todos los ámbitos. La combinación de estas nuevas técnicas en el mundo empresarial y en el de la comunicación tienen como resultado nuevas técnicas en el entorno empresarial. Un claro ejemplo lo podemos ver en las diferentes técnicas de realizar reuniones de trabajo. Las nuevas técnicas han permitido que dos personas separadas por la distancia puedan mantener una reunión de trabajo a distancia de forma más productiva.

En este artículo te explicamos que son las reuniones a distancia y las distintas técnicas y herramientas gratuitas que existen. El objetivo es simplificar los costes y las dificultades diarias de la gestión de equipos.

Videoreuniones de trabajo
dotshock || Shutterstock

¿Qué son las reuniones de trabajo a distancia?

Las reuniones de trabajo pueden definirse como grupos de personas que han sido convocadas en un mismo lugar y hora para trabajar de forma conjunta. Es decir, por un objetivo común.

Las reuniones de trabajo a distancia comparten casi todas las características excepto la de que sean citados en el mismo lugar. Las reuniones a distancia son posibles gracias a las nuevas tecnologías y aplicaciones que surgen al mercado.

Debemos recordar que existen diferentes tipos de reuniones de trabajo y que según estos podremos o no aplicar estas nuevas metodologías. Las reuniones de trabajo a distancia pueden aplicarse en reuniones de estas 3 tipologías:

  • Reuniones de trabajo de información: son aquellas en las que se pretende difundir o recoger información.
  • Reuniones de trabajo de acción: el objetivo es trazar un plan de acción sobre la información de la que disponemos
  • Reuniones de trabajo de combinación: estas combinan las dos modalidades anteriores, compartir información y diseñar la estrategia de acción.

En este artículo vamos a conocer algunas de las herramientas para la hacer las reuniones online más productivas.

6 Elementos para una reunión online productiva

Llevar a cabo cualquier tipo de reunión de trabajo de forma eficaz requiere que se tengan en cuenta una serie de detalles y necesidades. A continuación te presentamos los 6 elementos más importantes que determinarán el éxito de tus reuniones a distancia.

  1. Cuida el entorno: nuestro interlocutor se va a fijar en los elementos que nos rodean, trata de que la composición quede limpia y no distraiga a nuestro hablante.
  2. Realiza pruebas previas: comprueba previamente que el audio y vídeo funcionan correctamente.
  3. Evita ruidos y distracciones: intenta que no existan interferencias ni interrupciones durante la conexión.
  4. Organiza la reunión: como en cualquier tipo de reunión prepara los puntos y el orden del día.
  5. No envíes documentos en vivo: comparte el material de forma previa para que todos entiendan el contexto de la reunión. Podrás repasarlos conjuntamente si es necesario, pero el interlocutor debe saber de que se habla.
  6. Toma notas: aunque la sesión vaya a grabarse tomar notas es una de las mejores formas que existen de recordar aspectos o buscar nuevas perspectivas.

Estos son 6 sencillas cosas que tener en cuenta para organizar las reuniones de trabajo a distancia. Conoce también 4 consejos para triunfar en una reunión de trabajo, combina las técnicas y asegúrate de que tus reuniones son lo más productivas posibles.

Herramientas para organizar reuniones a distancia

Ahora que ya hemos visto como debemos preparar nuestras reuniones de trabajo a distancia, te presentamos algunas de las herramientas gratuitas que lo harán posible.

Hangouts de Google

Hangouts es una herramienta de Google muy efectiva para reuniones online, seminarios o webinars. Cuenta con una app propia para dispositivos móviles, que permite poseer distintas cuentas, cada una asociada a un e-mail.

Posee también una agenda de contactos y un resumen del registros de llamadas o, en este caso reuniones, realizadas.

Skype de Microsoft

Esta herramienta fue una de las primeras, pioneros en las comunicaciones online y referente mundial en videollamadas a través de Internet. Tras la adquisición de la marca Skype por Microsoft esta herramienta ha ido incluyendo nuevas funcionalidades. Muchas de ellas muy útiles y profesionales para las reuniones de trabajo online.

Esta es una de las favoritas entre las grandes corporaciones por estas razones:

  • Posee una interfaz sencilla
  • Es multidispositivo
  • Ofrece alta calidad de audio y vídeo
  • Permite la participación de varios participantes
  • También hace posible compartir contenido entre los actores. Contenido como el escritorio principal, documentos e incluso aplicaciones.

Facetime de Apple

Es uno de los 3 gigantes de la tecnología, sin embargo no uno de los preferidos. Facetime de Apple solo es posible si todos los integrantes de la reunión utilizan dispositivos Apple y si tienen cuenta en la aplicación.

Facetime pude ser una buena solución gratuita para hacer reuniones cortas online por su alta calidad de vídeo y audio. Sin embargo, no permite compartir documentos como la anterior y esto junto a sus limitaciones no la convierten en la preferida.

Join.me

Cuando herramientas como Skype no son suficientes para organizar equipos de trabajo a distancia, tenemos opciones como Join.me, que te permite llamadas multitudinarias o videoconferencias con hasta 50 miembros, y en esas conferencias puedes compartir pantalla o una pizarra. Además, se sincroniza con Outlook o Google Calendar para la preparación de citas.

Una de las principales ventajas de usar estas herramientas como puedes imaginar es el considerable ahorro que supone evitar los desplazamientos. Ahora que ya conoces los beneficios y las posibilidades de que ofrecen las nuevas herramientas para realizar reuniones a distancia más productivas, ¿a qué esperas para ponerlo en práctica?

Trucos para que las reuniones de trabajo sean más productivas

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