¿Cómo ahorrar con una buena planificación de compras?

Independientemente de si tu empresa es grande o pequeña y de si cuentas o no con un departamento que se encargue de las compras de la empresa, necesitan adquirir material para el desempeño de su producción. De ahí que una de las premisas sea ahorrar en la empresa a la hora de realizar las compras. Esta simple acción puede suponer cierta ventaja competitiva a la hora de abastecerse. Por eso, es tan importante plantear una buena planificación y control del proceso de compras.

Ventajas de planificar las compras

Descubre cuáles son los mayores beneficios de realizar una planificación correcta de la compras en la empresa.

  • Vas a tener un mayor control de lo que compras y, por tanto, de lo que gastas en adquirir estos bienes, que suponen un gasto a la empresa.
  • Conseguirás mejores precios y condiciones de los proveedores que te abastezcan.
  • Al medir lo que compras disminuirá tus costes de inventariado, como consecuencia se reducirán los costes de distribución y logística.
  • Mayor probabilidad de que lo que has comprado se necesite de manera inmediata, por lo tanto entrará antes en producción y podrás recuperar lo invertido.
  • Mejorarás la distribución de la carga laboral de los trabajadores del departamento de compras y ahorrarás tiempo.
Planificar compras de una organización

Imagen: paulaphoto || Shutterstock

Consejos para realizar una buena planificación de compras

Si quieres abaratar los costes de tus compras, sigue esta serie de recomendaciones acerca de su gestión.

  • Seleccionar los proveedores. Es importante encontrar aquel proveedor que nos va a suministrar lo que necesitamos con los requerimientos de calidad que estamos buscando. Asimismo, aunque elijamos un único proveedor es necesario tener una lista de ellos por si el nuestro falla o hay algún tipo de problema. También a la hora de negociar el precio, es importante conocer cómo lo están ofreciendo los demás proveedores para obtener la mejor calidad al mejor precio. Consulta todas las claves para elegir los proveedores de tu negocio.
  • Planifica tu proceso de abastecimiento. Esto implica que todos los miembros de la empresa conozcan el procedimiento, y es mejor plasmarlo por escrito. Es necesario conocer los posibles proveedores, qué productos se compran, cada cuanto tiempo, la documentación necesaria para cada uno de los procesos.
  • Pedir varios presupuestos. Antes de tomar cualquier decisión que genere un gasto a la compañía, es necesario tener al menos tres o cuatro presupuestos para poder decantarse por uno o varios proveedores. También habrá que tener en cuenta la cantidad y el momento en que van a hacer falta. Esto es debido a que estas dos cuestiones pueden modificar el precio final. También deberás fijarte en la fecha de pago. Es otro condicionante a tener en cuenta.

Plantilla para controlar los gastos e ingresos

  • Comprar lo que verdaderamente se necesite. En algunos casos puede parecer algo muy obvio, pero este punto hace que las compañías ahorren gastos. Así, por ejemplo, en material de oficina hay que adquirir lo que verdaderamente se vaya a utilizar. Es importante tener en cuenta el gasto mensual que vas a tener mensualmente.
  • Controlar la calidad. Si quieres asegurar ahorro y eficiencia deberás hacer un exhaustivo control de la calidad de las materias primas. Esto es vital para que tu producto también sea de calidad. De ahí que sea importante garantizar el flujo de entrada y salida de los materiales con el fin de que la producción no pare. Además, deberás fijarte en que el inventario esté cubierto, que no haya pedidos duplicados ni se desperdicie nada.
  • Buena relación con los proveedores. Como sabes, una relación no acaba con la compra y llegada a tu empresa del pedido. Como se supone que vas a hacer más pedidos al mes o al año es importante mantener una buena relación con tus proveedores. Una de las razones es que más adelante nos pueden ayudar a mejorar los procesos de entrega y el stock.

Como conclusión para ahorrar y tener una buena planificación has de seguir tres reglas básicas que podemos resumir en: planificación, coordinación y control. En definitiva, se trata de organizar tu previsión de ventas para poder planificar las compras y ajustar el presupuesto de la empresa en función de las necesidades.

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