¿Cómo elaborar una política de uso de redes sociales para tus empleados?

Pau Sisternas

Es cierto que las redes sociales han cambiado radicalmente nuestra manera de vivir, pero también es verdad eso de que las redes sociales las carga el diablo. Todos tenemos en mente casos de empresas que se han visto en problemas por los desacertados comentarios o respuestas de algunos de sus empleados desde el propio perfil oficial de la compañía.

Si quieres evitar crisis de reputación fruto de un mal uso de las redes sociales deberías desarrollar una política de redes para que la cumplan tus trabajadores.


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Objetivos de la política de redes sociales

Al igual que el resto de políticas de una empresa, lo primero de todo será definir el objetivo, que no puede ser otro que incentivar el uso de las redes por parte de los trabajadores, pero sin perjudicar a la marca. Si ofrecemos a la plantilla una serie de directrices sobre el uso de redes y la representación de la empresa en las mismas, minimizamos esa amenaza latente de crisis de reputación.

Es muy importante establecer qué contenidos se pueden compartir en redes sociales y qué no se puede subir, además de la hoja de ruta en caso de crisis reputacional e incluso de hackeo de las cuentas.

El hecho de contar con una política de redes sociales también nos permite proteger a la empresa de posibles problemas jurídicos o incluso de seguridad, ya que nos permite descubrir las hipotéticas amenazas y la forma de evitarlas.

También conviene destacar que la política de redes sociales nos permitirá generar cierta sinergia entre canales. Podemos describir los tonos, pero también hacer que los trabajadores incluyan en nombre de la empresa en su nombre de usuario para identificar más fácilmente a la compañía.

Los elementos clave en la política de redes

A la hora de diseñar nuestra política de redes sociales, tenemos que seguir los 5 elementos clave que nos permitirán sacarle el máximo partido:

1. Crear una normativa

Más allá de diferenciar entre cuentas corporativas oficiales y cuentas de los trabajadores, lo primero será crear unas normas y reglamentos donde se incluyan cómo hablar de la empresa y sus productos, cómo responder a las menciones o qué se puede compartir y qué es confidencial.

2. Definir los roles

También se marcan los roles y responsabilidades de cosas tan importantes como la interacción, aprobación de mensajes o el servicio al cliente.

3. Informarse acerca de la ciberseguridad

El tercer punto son los potenciales riesgos jurídicos, como mencionar fuentes o los procedimientos de privacidad y divulgación. Seguimos con los riesgos de seguridad, donde es muy importante formarse en ciberseguridad, como la creación de claves de acceso seguras, evitar los ataques de phishing, estafas o SPAM y el protocolo de respuesta ante ataques o violaciones de seguridad.

4. Concienciar de todo lo que se comparte

Por último, la política de redes corporativa debe hablar de la responsabilidad de cada uno de lo que comparte en redes sociales, tanto en los canales corporativos oficiales como en los propios.

Claves para implantar la política de redes sociales en la empresa

El desarrollo de la política de redes es imprescindible para un uso coherente y efectivo, pero no puede ser un lastre. Por eso, es muy importante ser claros y alentar a los trabajadores a usar las redes. Lo peor que puede pasar es crear unas políticas de redes sociales difíciles de entender o contradictorias, que disuadan la actividad en redes. Deben ser pautas de uso, no advertencias.

Otro aspecto a tener en cuenta es la evolución constante y vertiginosa de las redes sociales. Lo que hoy está de moda, mañana puede dejar de estarlo y hay redes efímeras. Por eso, haremos unas políticas de redes sociales en general, sin centrarnos específicamente en una en concreto. Siempre se pueden hacer recomendaciones puntuales y específicas para una, pero si lo haces en general no se quedarán obsoletas. Por último, pide ideas a los trabajadores para que todos formen parte.

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