¿Cómo hacer un buen inventario?

Hacer inventario en tu empresa sea, quizá, una de las tareas más tediosas y que vas aplazando porque siempre surge algún imprevisto más importante. Gran error.

Es muy importante el control de los artículos que hay en tu empresa. Esto se traducirá en una mejora de los procesos de gestión de la empresa y posterior servicio al cliente.

¿Para qué sirve el inventario?

El inventario sirve para conocer exactamente qué activos tiene tu negocio, tener un conocimiento completo de todos los artículos, su valor, estado y ubicación. Recuerda que estos activos son gran parte del valor de tu empresa.

No debes dejar de lado el inventario; de hecho, hacerlo de forma constante y regular te convertirá en un excelente profesional y, en un medio plazo, optimizarás costes y tiempo.

Pasos para hacer un inventario

Y realizar inventario ya no sólo es importante, pongamos el caso, en empresas de logística o producción. Es importante en todas las compañías, sean del sector que sean, incluyendo a las empresas que prestan servicios (aunque sólo sea tener conocimiento de todo el material de oficina del que disponen).


Es fundamental, del mismo modo, destacar la periodicidad con la que se debe realizar el inventario. No hay una regla establecida que diga cada cuánto tiempo es mejor. Si bien es cierto que las empresas se ven obligadas a realizar inventario una vez al año, normalmente coincidiendo al hacer cierre del ejercicio y poder valorar las existencias de la empresa, seamos sinceros, no es la mejor de las alternativas.

Sé constante y regular a la hora de realizar el inventario de tu empresa. Optimizarás costes y tiempo.

Lo idóneo sería que realizaras inventario cada 2 o 3 meses. Cuanto mayor sea la frecuencia con la que realizas inventario, menor probabilidad de errores, mayor rapidez a la hora de detectarlos y mayor capacidad de reacción y corrección ante cualquier desviación. Lo ideal es que hagas inventario de manera periódica y regular. Es conveniente reducir el inventario, si el tamaño de la empresa es reducido.

¿Cómo organizar y clasificar tu inventario?

En primer lugar, es esencial que verifiques la ubicación de todos los artículos que hay en tu empresa. Esto es una tarea fácil si tienes los artículos debidamente codificados y están ordenados siguiendo un patrón o método de almacenaje concreto y propio, que facilite la búsqueda y localización de cualquier producto a los empleados de tu empresa.

Es también fundamental que haya constancia de todos los artículos en una sencilla base de datos (vale, por ejemplo, una hoja de Excel). Haz recuento de todas las existencias de la empresa, ve anotando la referencia de cada uno de los productos y, con todos estos datos, vas actualizando tu base de datos. De esta manera, tendrás constancia de los diferentes artículos que hay en la empresa, el número de unidades de cada artículo, así como su valor económico.

Cómo hacer un inventario

Es recomendable emplear algún método de clasificación, que te permita hacer un buen inventario, optimizando costes y tiempos. Uno de los métodos más extendidos y popularizados en el ámbito empresarial es la Clasificación ABC, que resulta del Principio de Pareto. Ésta realiza una categorización de los productos en función de su importancia en la empresa:

  • Clase A: artículos más valiosos de tu negocio y que, generalmente, representan el 80% del valor total del stock.
  • Clase B: artículos que tienen una importancia secundaria.
  • Clase C: tienen una importancia casi irrelevante sobre el valor del stock.

 ¿Qué ventajas tiene hacer un buen inventario?

  • Evita roturas de stock. Realizando inventario de manera constante, detectas inmediatamente si tienes o no producto en stock, si algún artículo se va a agotar y debes reponerlo pronto. Así, evitarás pérdida de ventas por no tener suficiente producto disponible.
  • Detección de material caducado o deteriorado. Comprobarás que los artículos estén en condiciones idóneas y adecuadas para la venta.
  • Promociones y liquidaciones para artículos que estén a punto de caducar, por ejemplo

Control de stock con Excel

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