¿Cómo hacer una factura?

Verónica Ruiz
Una vez que nos hemos dado de alta en la RETA y en Hacienda, hay un documento que tendremos que hacer a diario: la factura.  Esta es la operación más común en cualquier negocio.

Tradicionalmente se ha hecho a mano, pero también se puede hacer en hojas de Excel, Word o con un programa de facturación. De hecho, cuanto más facturas generemos mejor. Esto es señal que el negocio que va bien.

El problema se presenta cuando tenemos que hacer la primera factura. Ahí surgen las primeras dudas: qué debemos incluir, qué no, si hay que poner IVA, si hay que incluir la retención.

Cómo hacer una factura
Imagen: wutzkohphoto || Shutterstock

¿Qué información debe incluir la factura?


Existen muchos modelos a la hora de elaborar una factura. En la que es importante poner tanto los datos del emisor como los datos del receptor. El documento lo podemos crear nosotros, utilizar una plantilla o un software de facturación. Seguramente, las dos últimas opciones son las más sencillas para que realices tus facturas sin ningún tipo de problema.

No obstante, si deseas personalizar tu modelo de factura deberás incluir en ella los elementos indispensables en ella como los datos del emisor y los datos del receptor. Pero hay que incluir más campos. A continuación, definiremos los datos necesarios que han de incluirse en una factura para que esta sea válida.

  • Datos del emisor. Aquí debemos poner nuestro nombre de empresa o en el caso de autónomos el nombre y apellidos, NIF o CIF, añadir teléfono de contacto y email.

  • Datos del cliente. Nombre del cliente que recibirá la factura. Esto es el nombre de la empresa o el nombre y apellidos, NIF o CIF, añadir teléfono de contacto y email.

  • Número de factura. Ha de ser correlativo. Si empezamos con el número 1, la siguiente factura deberá ser el número 2, sin importar que sea distinto cliente.

  • Fecha. Reflejaremos la fecha de emisión de la factura. Deberá ser correlativa igual que el número. De ahí que no podamos tener una factura número 30 del mes de julio y otra con el número de 23 con el mes de abril.

  • Concepto. Descripción de factura. Aquí se debe reflejar el producto o servicio por la que emitimos esa factura.
    Base imponible. Esto es la cuantía sin incluir los impuestos de IRPF e IVA.

  • Retención de IRPF (opcional). Esta variará para los autónomos dependiendo de la retención que se tenga por la actividad a desempeñar. En general, los tres primeros años será del 7% y finalizado este plazo se aplicará a 15%. Y esta retención sólo se aplicará si es una empresa o autónomo el cliente al que le hacemos la factura. Existen otras actividades cuya retención puede ser del 1% como en el caso de actividades ganaderas o del 2% en el caso de actividades agrícolas.

  • IVA (opcional). Es la cantidad del Impuesto de Valor Añadido. En la mayoría se incluye un 21%, salvo que el tipo de IVA sea superreducido (4%) o reducido (10%). Aunque existen determinados servicios que se encuentran exentos de IVA, como servicios culturales o servicios deportivos, operaciones médicas, actividades educativas, operaciones financieras y de seguro.

  • Importe total. En él se suma la base imponible se resta el IRPF y se le suma el IVA, siempre y cuando se incluyan estos elementos.

  • Método de pago. Se debe incluir el medio en donde recibirás el pago. Puedes poner la cuenta bancaria o nuestra cuenta de PayPal. Debemos de ser muy claros en cómo queremos que nos paguen.


Plantilla para facturas

Todos estos campos debidamente cumplimentados, harán que no tengamos posibles problemas sobre la validez de nuestra factura. Además, nos facilitará el contacto con nuestro cliente en caso de un imprevisto. Asimismo, tenemos que tener establecida una política de facturación para prever por ejemplo casos de pagos tardíos, por ejemplo.

Por último, debemos tener presente que nuestro negocio emitirá numerosas facturas. Por lo que hemos de ser eficientes en ordenar dichas facturas. Lo más sencillo es contar con un programa de facturación que nos permita almacenar toda esta documentación.

¿Cómo facturar a clientes extranjeros? >