¿Cómo llevar las cuentas de una pequeña empresa?

Cuando una empresa alcanza cierto tamaño empieza a incorporar personal que se encargará de cuestiones tan diversas como la gestión de los trabajadores o de las cuentas. Sin embargo, cuando eres un emprendedor que está empezando o una pequeña empresa sin la capacidad de contratar a esa persona que gestione las cuentas, el propio emprendedor es el que se encarga de este tema. Si te ves en esa situación y necesitas ayuda, a continuación te presentamos una serie de herramientas con las que mejorar la gestión financiera de tu empresa.

Un buen programa de contabilidad

Llevar las cuentas de la empresa implica que nos manejemos bien con los números, aunque no todo el mundo tiene esa habilidad. Por suerte, hay un extenso catálogo de programas de contabilidad que nos ayudarán a gestionar las cuentas de la empresa ahorrándonos mucho trabajo. Hablamos tanto de programas que instalaremos en nuestros equipos como de programas de almacenamiento en la nube, lo que nos permitirá acceder a las cuentas de nuestra empresa desde cualquier lugar o dispositivo.

Cómo gestionar las cuentas de la empresa

Zadorozhnyi Viktor || Shutterstock


Una alternativa a los programas de contabilidad es el uso de Excel, que también nos permite llevar los números de nuestra empresa de forma muy eficiente. Además, Excel cuenta con un gran aliado como son las plantillas, unos documentos que vienen prediseñados para que solo tengas que poner los datos. Por ejemplo, la plantilla de factura completa para empresa nos permite emitir facturas, ya sean completas o rectificativas, en español o en inglés y utilizando diferentes divisas, algo más que útil para las empresas con actividad en el extranjero.

Lleva las cuentas al día

Tenemos que registrar todas las operaciones del negocio día a día, de modo que cuando te pongas a hacer números tengas todo el trabajo prácticamente hecho. Para ello, Excel nos ofrece herramientas tan interesantes como la plantilla para registrar asientos contables o la plantilla de conciliación bancaria. Con la primera registraremos todo lo que entra y sale de la empresa, de modo que podemos gestionar el libro mayor y el día diario sin problemas. Solo tienes que introducir los movimientos en el Excel, y el programa se encarga de todo.

Algo parecido pasa con la plantilla de conciliación bancaria para Excel, tu mejor aliado a la hora de completar este trámite tan importante que te permitirá detectar cualquier desfase entre tus registros contables y los extractos del banco. Por muy pequeño que sea, cualquier gasto del negocio debería estar correctamente registrado y la mejor forma de llevar este control es teniendo el registro al día. Lo mismo pasa con los ingresos. Solo gestionando y controlando las cuentas en tiempo real harás un buen uso de los recursos.

Controla los bienes del negocio

Si sigues estos consejos de control diario te será más fácil tener bajo control los bienes de tu negocio. El patrimonio de la empresa también forma parte de su valor, y aquí nos encontramos con sus oficinas, bienes, inventario, el equipo, etc., y todo ello debe aparecer correctamente registrado. Una vez más, el inventario se debe registrar a diario, haciendo un inventario especial cuando toque; y al cierre del ejercicio haremos el análisis contable, para lo que podemos utilizar la plantilla de análisis del balance de situación, donde aparezcan el activo, el pasivo o el patrimonio empresarial.

Por último, conviene destacar que deberíamos guardar la documentación te todas nuestras operaciones. Es la única forma de demostrar que se ha realizado una transacción, así que siempre que sea necesario pediremos facturas, recibos u otro tipo de justificante que nos permita acreditar una operación cuando sea conveniente. Así, si hay un problema con las cuentas siempre podemos volver a las cuentas y dar con el justificante del movimiento.

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