¿Cómo organizar y controlar las tareas de tus empleados?

Zulay Montero

Una de las características que influyen en ser un buen líder es ser capaz de organizar las tareas que llevan a cabo sus empleados y comprobar que cumplen con los objetivos marcados. Es una buena manera de asegurarte que sacas el máximo partido a los recursos humanos y materiales con los que cuenta tu empresa. La productividad es clave y, para potenciarla, nada mejor que contar con un plan previo de organización y distribución del trabajo. Así que, ¡toma nota!




Reparto de tareas en una empresa

NicoElNino || Shutterstock

Consejos para el reparto de tareas en una empresa

Aprender a organizar las tareas en un equipo de trabajo es fundamental para no acabar desbordados entre tantas responsabilidades. Aquí tienes una serie de recomendaciones que te vendrán muy bien para organizar las tareas del personal de una forma muy eficiente:

  • Reparte de manera objetiva: fíjate en criterios como la motivación o conocimientos que tenga cada trabajador para desarrollar una tarea en concreto y no simplemente en que deban cumplir con cargas de trabajo determinadas. Cuando se trata de tareas livianas, que cualquiera puede asumir puedes usar la calculadora para asignar tareas al azar y repartes las tareas de manera más equitativa.
  • La especialización: un buen equipo debe estar al día de las últimas tendencias y seguir formándose para poder aumentar su rendimiento y conocimientos. Una de tus obligaciones principales es motivar a tus trabajadores para que sigan aprendiendo y se especialicen en campos determinados por medio de un buen plan de formación. De esta forma, te será más fácil repartir tareas en base a lo que sabe hacer cada uno.
  • Prioridad: establecer fechas límites te ayuda a acotar las tareas y el tiempo que se les puede dedicar. Además, puedes organizarlas atendiendo a este criterio y en base a los objetivos individuales de cada trabajador así como colectivos y terminar antes las más urgentes.
  • Coordinación: ten en cuenta que todas aquellas que distribuyas deben obedecer a un plan general de trabajo que las recoja por completo. De esta forma podrás controlar la dependencia que existe de unas tareas con otras y coordinar a los distintos departamentos para que trabajen de forma conjunta y orientada a resultados.
  • Seguimiento: una vez que distribuyas las tareas no olvides comprobar cada cierto tiempo cómo se están llevando a cabo. Marca plazos iniciales, medios y finales para poder hacer un seguimiento más adecuado.

Problemas que pueden surgir en la gestión de tareas del personal

Una buena planificación también debe tener en cuenta los posibles imprevistos que nos podemos encontrar. ¿De qué tipo pueden ser? Depende de la empresa y el equipo de trabajo, pero normalmente tendrán que ver con los siguientes puntos:

  • Llegada de nuevos empleados que necesitan ser formados y no saben bien cómo realizar las tareas de su puesto.
  • Ceses de personal.
  • Atender y cubrir las ausencias del personal ya sea por enfermedad, vacaciones, asistencia a formación, etc.
  • Procesar el absentismo laboral de los empleados.

Son circunstancias que pueden afectar al correcto desarrollo de la actividad de una empresa y que, debes tener en cuenta, para evitar que las tareas se queden sin terminar.

5 claves para mejorar la definición y gestión de las tareas

  1. Mantén una comunicación constante con tu equipo.
  2. Escucha sus necesidades e identifica puntos de mejora.
  3. Comparte tu información y conocimientos con ellos.
  4. Permite que exista colaboración entre distintos departamentos.
  5. Revisa los plazos y adáptate a las circunstancias reales y a los imprevistos que hayan podido surgir.

¿Cómo elegir a la persona indicada para cada tarea?

Aprender a delegar es una de las tareas más importantes que tendrás que llevar a cabo en tu proyecto empresarial. ¿Cómo elegir de manera adecuada quién se debe encargar de cada tarea?

  • Criterios profesionales: no te dejes llevar por las impresiones personales que tengas de cada trabajador. Actúa de manera objetiva y evalúa las aptitudes de cada trabajador en relación con esa tarea concreta.
  • La urgencia manda, pero no siempre: si todo es prioritario, nada es prioritario. Aprende realmente a distinguir las tareas urgentes de aquellas que pueden esperar.
  • ¿Individual o en grupo? Es importante que conozcas a tu equipo, sus puntos fuertes y áreas de mejora. Teniendo esto en cuenta, decide si será más efectivo y productivo que la lleven a cabo de manera individual o que formes un grupo de trabajo específico.

Lo fundamental es que seas capaz de transmitir a tus empleados toda la información, pasos y objetivos de esa tarea de una forma clara y sencilla. Además, tu labor es guiarlos y acompañarlos durante todo el proceso para asegurarte de que lo han entendido y prestarle tu apoyo y orientación profesional.

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