Cómo utilizar la metodología Kanban en tus proyectos

Pau Sisternas
Dentro de tu búsqueda de un sistema productivo más eficiente y efectivo para tu empresa es fácil que te topes con el llamado método Kanban, una metodología que procede de los procesos just-in-time de Toyota. Kanban es una palabra japonesa que significa tarjeta (ban) visual (kan), la base de esos procesos y que puedes aplicar a tu empresa, sea del tamaño que sea. Es una metodología fácil de implantar en la empresa, muy visual, pero antes deberíamos conocer los principios del método Kanban.

Qué es la métodología Kanban
George Rudy || Shutterstock

¿Qué es la metodología Kanban?

La metodología Kanban no es más que una estrategia ágil para gestionar de forma general como se van cumpliendo las tareas. El primer principio es el de calidad garantizada, ya que todas se deben completar a la primera, sin posibilidad para el error. Cuidado: esto no quiere decir que la velocidad sea el objetivo, sino la calidad final de cada tarea. Como bien sabrás, generalmente cuesta más hacer algo mal y arreglar el error a posteriori que hacerlo todo bien a la primera.

El segundo principio es el YAGNI o reducción del desperdicio, es decir, hacer solo lo justo y necesario… pero bien hecho. Así, lo secundario o superficial se elimina. En tercer lugar aparece el principio de mejora continua, que nos recuerda que además de ser un método de gestión también vale para mejorar el desarrollo de proyectos en base a los objetivos. Por último está el principio de flexibilidad, que no nos obliga a ceñirnos al orden de tareas previsto con anterioridad sino que nos da vía libra para dar prioridad a nuevas tareas imprevistas y más importantes.

Cómo implantar el método Kanban

Si vas a implantar el método Kanban en tu empresa debes cumplir con 4 pasos, empezando por la definición de los objetivos y la creación del tablero sobre el que se plasmarán. Esta tablero, que puede ser general o específico para un proyecto, debe ser visible para todo el equipo; y se divide en una serie de columnas correspondientes a un estado concreto del flujo de tareas. Así, puedes saber en todo momento en qué estado está cada tarea -el número de columnas es ilimitado-.

A continuación hay que visualizar las fases del ciclo de producción. Dicho de otra manera, tenemos que dividir la tarea en diferentes pasos o subtareas con el objetivo de agilizar el proceso de producción. La solución más habitual es escribir cada paso en un post-it y pegarlo en la fase correspondiente del tablero, de forma que el equipo conozca en todo momento la carga de trabajo que tiene. Siempre con el objetivo de visualizarlo al máximo, podemos añadir la foto de quien tenga que cumplir con la tarea, utilizar diferentes colores según prioridades o tareas que dependen de una anterior, etc.

Llegamos a la tercera fase del método Kanban, conocida como stop starting, start finishing, que es su mantra principal. Nos recuerda que antes de empezar una nueva tarea hay que acabar las que ya están en marcha así que nos limita el número máximo de tareas que podemos hacer en cada fase. Es una estrategia que nos permite acabar con un problema tan común en muchos proyectos como el tener una tarea en marcha, abrir una nueva sin acabarla y así sucesivamente para al final tener un montón de tareas a medias y muy pocas finalizadas.

Por último nos encontramos con el control del flujo. Piensa que puedes aplicar esta metodología de forma simultánea en diferentes tareas y proyectos así que mantendremos a nuestros empleados con una carga o flujo de trabajo constante. Aquí es donde podemos aprovechar la flexibilidad que nos ofrece para introducir nuevas tareas o modificar la prioridad, pero siempre fieles a principios como el de acabar una tarea antes de empezar otra.

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