Consejos para calcular el personal necesario para tu empresa

Desirée Puchades

¿Cuántos trabajadores se necesitan para una empresa? En ocasiones, la carga de trabajo, la necesidad de personal y otros factores pueden ralentizar la productividad de un negocio. En estos casos la contratación del personal es la respuesta, pero ¿cómo se calcula el personal necesario para una empresa? Te adelantamos que necesitas calcular esta cifra en función de si se realizan turnos o no, los vacaciones y los festivos.

Cuántos empleados necesita una empresa

Cómo se calcula la plantilla necesaria de una empresa

Si quieres saber cómo se hace el cálculo para determinar la cantidad de trabajadores en una empresa necesitas tener en cuenta una serie de datos y cuestiones. Lo más valioso que tiene una empresa es el capital humano, los empleados son el motor que hacen funcionar su actividad.

En ocasiones podemos tener más personal del necesario o incluso a veces menos, y esto puede suponer pérdidas para el negocio. Por ello, a la hora de afrontar los picos de reclutamiento la contratación debe hacerse bajo una planificación que cubra todas las necesidades de personal.


Aprender a definir el número óptimo de de trabajadores necesarios para cada departamento o área ayudará a cada uno de ellos a centrarse en sus verdaderas tareas y responsabilidades, por tanto, obtendrás empleados más eficientes y motivados.

Ejemplo de cálculo del personal necesario con dos días de descanso a la semana

En este caso hablamos de realizar los turnos de 365 días con días de descanso semanal. En primer lugar, para calcular el número ideal de trabajadores es imprescindible conocer el dato y los días de presencia que tiene un empleado en el puesto de empleo. Así que, se descuenta al año los días de descanso, vacaciones, festivos y días de absentimo laboral y que se detallan en la tabla:

Cálculo del personal necesario 
Turnos 365
Descansos 96
Festivos 18
Vacaciones 30
Absentismo 1
Días trabajados 220
Porcentaje de días trabajados sobre los turnos anuales 60,27%

El empleado se encontrará en la empresa 220 días, un 60% de turnos a trabajar o lo que es lo mismo cada empleado cubrirá un 60% de los turnos. Si por ejemplo, deseas hacer tres turnos en una gasolinera, para hacer mañana, tarde, y noche durante un año, se calcula de la siguiente manera, presta especial atención:

Turnos/ el porcentaje= X trabajadores

3 turnos/0,6= 5 trabajadores

Mediante esta fórmula para saber cuántos empleados necesita un negocio encontramos que necesitas 5 trabajadores para cubrir dichos festivos, descansos y vacaciones. Por lo tanto, si tienes sólo 4 trabajadores actualmente, necesitarás contratar uno más para realizar los turnos correctamente.

Factores básicos para el cálculo del personal necesario

Al trazar una idea de negocio y un plan de acción es importante definir los puestos de empleo que necesita una empresa para funcionar. Para cualquier PYME ampliar el equipo es un paso importante y determinante para marcar un crecimiento.

El sector es importantísimo a la hora de determinar el personal necesario, no es lo mismo una tienda, que un hotel, que un restaurante. Aunque la contratación de más personal suponga un aumento de los gastos, es importante saber calcular el número ideal de trabajadores para luego poder gestionar correctamente la plantilla y atender a los clientes satisfactoriamente.

En un hotel, un restaurante, una gasolinera, una oficina o cualquier sector es clave determinar cuál es el número ideal de trabajadores para poder sacar adelante el trabajo. Además ,de conocer el número exacto de empleados por turno o jornada laboral es importante tener en cuenta que también pueden influir en dicho cálculo otros factores como:

  • Días de descanso según el convenio
  • Días de vacaciones
  • Festivos autonómicos y nacionales
  • Días de baja o de absentismo laboral
  • Los picos de demanda
  • El tamaño de la empresa
  • La rotación del producto
  • El tiempo efectivo de trabajo
  • El horario de la empresa
  • Los horarios especiales
  • Los turnos
  • Los puestos de empleo necesarios
  • Las funciones de los empleados
  • Las tareas de los trabajadores
  • ¿Te ha servido de ayuda?
  • No