8 Consejos para gestionar los espacios de tu oficina de manera eficiente

Desirée Puchades

Los puestos de trabajo, las salas de reuniones, el acceso, la recepción y los espacios de descanso conforman los espacios esenciales a la hora de distribuir una oficina. Una de las misiones de la empresa es gestionar los espacios de la oficina de forma eficiente para que el bienestar laboral y sea favorable, eficiente, sostenible y seguro. Para ello, te adelantamos que es clave contar con un sistema de reserva de salas y la movilidad del personal en el puesto de trabajo.

Pasos para gestionar los espacios de la oficina

Cómo gestionar los espacios y entornos de trabajo

Ante un traslado, cambio de oficina o un rediseño de la misma pueden surgir múltiples dudas. Y es que la distribución óptima de los espacios puede aumentar la calidad del trabajo y favorecer el clima laboral, así como reducir el estrés y promover la inspiración. Pon en marcha el motor que asegura una empresa saludable, el mejor entorno para trabajar y fomenta el bienestar de tus empleados. A continuación hemos recopilado una serie de consejos para gestionar los entornos de trabajo y los espacios para trabajar, toma nota:

1. Estudia correctamente la identificación de los espacios

Uno de los primeros pasos para gestionar los espacios de una oficina es reconocer el espacio general del que se dispone y determinar la mejor ubicación para cada espacio, de esta manera puedes crear un entorno agradable para tus empleados. También es relevante diseñar los espacios de trabajo en función de sus objetivos y reflexionando para qué sirven, así como el equipamiento que es necesario.

2. Apuesta por un aplicación para la reserva de espacios

Optimizar los espacios para las reuniones de trabajo para organizar al personal, el tiempo de trabajo y la gestión de espacios es una tarea pendiente de muchas empresas. A la hora de apostar por un entorno productivo es necesario realizar una correcta gestión del entorno. Para los espacios comunes y que exista una planificación previa es importante contar con la reserva de salas de reuniones, del comedor o de otros espacios, así evitarás los conflictos laborales y facilitarás la forma de trabajar y los descansos.

En este sentido, es una buena opción contar con una app de reserva de salas o sistema para reservar salas de reuniones. Es una alternativa sencilla para que no coincidan dos equipos diferentes en el mismo espacio y el mismo momento. Se trata de organizar las peticiones de las reservas de las salas o espacios.

3. ¿Has pensado en implantar una nueva estrategia de workplace?

La estrategia de diseños de espacio del trabajo se basa en estudiar la cultura de la empresa y la forma de trabajar para establecer un modelo ideal de oficina y de cada uno de los rincones. Prioriza la funcionalidad, las dimensiones, el equipamiento, el uso, la tecnología y otros factores esenciales para cumplir con la actividad empresarial.

En caso de tener dudas, puedes contratar una empresa que ofrezca servicios de workplace strategy implementando las últimas tendencias de esta corriente. El workplace strategy puede aplicarse tanto en las pymes como en las grandes empresas y adaptándose a las modalidades de trabajo.

4. ¿Qué tipo de movilidad tiene tu personal?

Actualmente la modalidad híbrida entre el trabajo presencial y el teletrabajo así como otros aspectos que favorecen la movilidad fuera del espacio físico de trabajo implican que no existan espacios fijos de trabajo. Por lo tanto, uno de los consejos para gestionar los espacios de la oficina es estudiar la movilidad de tus empleados y en función de ello, establecer puestos de trabajo, salas de reuniones y otros espacios necesarios para el día a día en la oficina.


En esta línea, no siempre se establece un acuerdo respecto al número de sillas y mesas necesarias según el número de empleados, más bien se puede establecer una rotación de los puestos de trabajo físicos en función de la rotación del personal y de la línea de teletrabajo que se implante o del trabajo de oficina que se establezca.

5. Piensa en el branding

En función del tipo de empresa, su actividad empresarial y los espacios de trabajo debes adaptar unas condiciones necesarias que marcarán el uso del espacio. Por ejemplo: si la empresa busca promover la comunicación entre los equipos y departamentos puede apostar por espacios abiertos y compartidos.

Por otro lado, recuerda que básicamente las empresas venden sus espacios de trabajo como elemento diferenciador y de valor y además tiene un papel muy importante ante la captación y retención del talento.

6. ¿Y qué pasa con los espacios de descanso?

Dentro de las jornadas de trabajo se contemplan varios descansos para recargar las pilas, tomar un respiro y mucho más. Por ello, crear espacios de descanso agradables y que se adapten a las necesidades de los empleados en dichos momentos es clave para que el espacio de trabajo sea considerado de calidad.

7. Hablemos de la gestión de espacios críticos

La sensibilidad de los datos y la información, espacios donde prima la seguridad o la privacidad o los espacios donde se implementan soluciones avanzadas industriales son espacios críticos que deben estudiarse y diseñar ad doc para que no se deje ningún detalle al azar. En base a la actividad empresarial y si tu empresa tienen alguno de estos espacios tienes que analizar todas las posibilidades, buscar un diseño y una solución para que la gestión de estos espacios de trabajo sea la adecuada.

8. ¿Cómo son los departamentos de la empresa?

Los equipos y los departamentos que colaboran entre ellos deben tener una ubicación cercana y aprender a convivir con las diferentes generaciones de talento que existen actualmente. Aunque existen muchas herramientas y software que permiten el trabajo en equipo a distancia, a la hora de facilitar las tareas en la oficina es indispensable pensar en la ubicación de departamentos que cruzan sus tareas.

No se trata de tener una oficina de enormes dimensiones, sino de tener en cuenta los puestos no asignados, la movilidad, la generación de nuevos espacios y la implementación y el uso de herramientas como una app de salas para organizar y gestionar los espacios de trabajo.

En definitiva, para que tus empleados tengan unas mejores condiciones laborales físicas puedes poner en práctica cada uno de los consejos y optimizar así el espacio en la oficina y ganar productividad, funcionalidad, operatividad, y lo que es más importante hacer que tus equipos trabajen de la manera más cómoda.

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