El proceso de elaboración de un presupuesto empresarial puede ser largo y difícil. Hay preguntas que responder, enigmas que resolver y equipos que consultar. El resultado es que los presupuestos pueden dejarse para cuando ya es demasiado tarde, o directamente no llegar a realizarse. Pero ¿cuál es el tipo de presupuesto más adecuado para mi empresa? ¿Cuáles son los pasos necesarios para realizar un presupuesto?
Entre los diferentes tipos de presupuestos están los presupuestos demasiado prescriptivos. Los que tienen en cuenta cada pequeño gasto, gestionado a través de un conjunto de hojas de cálculo demasiado complejas para que nuestros grupos de interés puedan entender y descifrar las claves. Esto puede ser mejor opción que no tener presupuesto en absoluto, pero sigue creando muchos problemas en el futuro.
Tu empresa debe tener un presupuesto, pero de ti depende que sea efectivo, que valga la pena o que simplemente sea una gran pérdida de tiempo y recursos.
Cómo realizar un buen presupuesto para nuestra empresa
Los mejores presupuestos son sencillos y flexibles. Si las circunstancias cambian como es el caso en la mayoría de las ocasiones, el presupuesto debe poder ser flexible para que permita hacernos una idea clara de que está pasando en todo momento y como vamos a atacar la incertidumbre. Todo buen presupuesto debe incluir siete componentes:
1. Las estimaciones de ingresos
Es la cantidad que esperamos obtener por la venta de bienes o servicios. Es todo el dinero que entra en el negocio, sin tener en cuenta lo que se ha gastado para conseguirlo. Es la primera línea de nuestra cuenta de resultados y puede basarse tanto en las cifras obtenidas el año pasado o en los datos medios del sector si acabamos de comenzar y aun no tenemos métricas fiables.
2. Los costes fijos
A la hora de elegir un tipo de presupuesto adecuado a tu negocio, los costes fijos son todos los costes regulares y constantes que no cambian en función de los ingresos, como el alquiler, los seguros, los servicios públicos, las comisiones bancarias, los servicios contables y jurídicos y el alquiler de equipos.
3. Los costes variables
Estos costes sí que cambian en función del volumen de producción o de ventas y están estrechamente relacionados con los costes de los bienes vendidos o COGS (Cost of Goods Sold), es decir, todo lo relacionado con la producción o la compra del producto que vende tu empresa.
Los costes variables pueden incluir gastos imprevistos, o previstos como; las materias primas, el inventario, los costes de producción, el embalaje o el envío. Otros costes variables pueden ser las comisiones de ventas, las comisiones de las tarjetas de crédito y los viajes. Un presupuesto empresarial claro debe indicar todo lo que se estima gastar en todos estos costes.
El coste de los salarios de nuestra plantilla puede incluirse tanto en los costes fijos como en los variables. Por ejemplo, un equipo fijo suele asociarse a la partida de costes fijos, mientras que los equipos temporales dedicados a la fabricación o venta se suelen integrar dentro de la partida de costes variables.
Por su parte, para elegir una clase de presupuesto para tu negocio, debes tener en cuenta los llamados costes extraordinarios se sitúan fuera del ámbito habitual de las operaciones de la empresa. Estos pueden ser costes como los de puesta en marcha de un negocio o una delegación, el traslado de las oficinas, el equipamiento, el mobiliario y el software, así como otros costes relacionados con el lanzamiento y la investigación.
4. El flujo de caja (Cash Flow)
El flujo de caja es todo el dinero que entra y sale de un negocio, este flujo será positivo si entra más dinero en la empresa durante un periodo de tiempo determinado del que sale. Esto se calcula fácilmente restando la cantidad de dinero disponible al principio de un periodo de tiempo determinado y al final de ese espacio de tiempo.
El flujo de caja y el efectivo son el verdadero oxigeno de una empresa, asique debemos controlar este aspecto de forma detallada, al menos una vez cada mes. Muchas empresas quiebran pese a tener grandes flujos de caja, al no disponer del efectivo suficiente para pagar nuestros compromisos a corto plazo.