La gestión documental en la empresa

Patricia Nuño
La cantidad de documentos con la que se puede topar una empresa pasados unos meses resulta abrumadora. Para ello, es necesario marcar una estrategia en cuanto a la gestión documental de la empresa se refiere.

Una buena gestión de toda la información y documentación que tu empresa posee, te permitirá ser más eficiente y óptimo en la asignación de recursos. Notarás resultados muy a corto plazo y es una tarea relativamente fácil y barata de implementar en la empresa. No requiere ni de grandes esfuerzos ni de una inversión económica desmesurada.

El tener toda la documentación debidamente organizada y aplicando un buen método, agiliza sobremanera la búsqueda en un futuro de cualquier archivo. Ello, no sólo mejora la productividad empresarial, sino que resta mucho estrés y ansiedad.

¿Qué es la gestión documental?

La gestión documental es un medio para compartir, distribuir y gestionar la documentación de una empresa en formato digital. Con ello se consigue:

  • Mejorar la gestión de la información.
  • Automatizar los procesos.
  • Reducir costes en la empresa, tiempos y espacio.
  • Mejorar la gestión de los recursos.

gestion documental

La gestión documental se realiza a través de un software o aplicación que permitirá a la empresa manejar todos sus documentos de una manera eficaz y ordenada. De esta manera, se hace una ordenación lógica que posibilita al equipo de trabajo un buen almacenamiento documental y una rápida localización de cualquier archivo.

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Objetivo de la gestión documental

Está claro que, por un lado, destacamos la eficiencia y la rapidez a la hora de almacenar y localizar documentos. Sin embargo, otro elemento importante es el ahorro en recursos (como por ejemplo, papel, ya que se tiene todo informatizado).

Hay que tener presente que la gestión documental puede hacerse tanto en papel como de manera automática en un sistema informático. Sin embargo, ya es habitual ver que la mayoría de pymes se organizan a través del empleo de potentes ERPs donde almacenan, unifican y gestionan de manera eficaz todos los datos y documentos de su empresa.

A través de la gestión documental, una empresa es más eficiente y mejora la asignación de los recursos.

Es importante que las empresas diseñen un potente plan de gestión documental, que les permita mejorar procesos y aumentar la productividad, siendo los equipos de trabajo mucho más eficientes. Para ello, será necesario que se fijen unos criterios a la hora de almacenar y archivar la información.

Ventajas de la gestión documental

Aplicar una buena gestión documental en tu empresa, tiene toda una serie de ventajas:

  • Almacenamiento lógico y organizado de la documentación de cada uno de los departamentos de la empresa.
  • Informatización de toda la información.
  • Ahorro en recursos: material, espacio y tiempo.
  • Incrementa la seguridad de los archivos, estando éstos bajo seguras claves a las cuales tienen acceso unos pocos.
  • Almacenamiento en la nube, lo cual evita pérdidas de los archivos y deterioro de la documentación.
  • Compartir la información con las personas que lo necesiten es más fácil que nunca.
  • Rápida localización de documentos, tengan la antigüedad que tengan. Al disponer de un sistema de ordenación y organización lógico, encontraremos muy rápido aquello que vayamos buscando.

Si tu empresa es de reciente creación, programa desde ya un buen plan de gestión documental. De esta manera, te obligarás a ordenar y gestionar como es debido todos los documentos. Igualmente, serán muchos los quebraderos de cabeza que te evites, así como los tiempos de búsqueda de una factura que hace un par de meses se te traspapeló, por ejemplo.

Parece que no, pero una buena gestión documental es una forma de ganar ventaja competitiva frente a otras empresas del sector, por lo que no la dejes de lado. Por ello, te recomendamos que conozcas cómo mejorar la gestión de tu empresa fácilmente. Además, aquí también puedes encontrar los documentos para empresas más importantes para la creación y la gestión de un negocio.

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