La organización del proceso administrativo

Cristina Argudo
Toda empresa necesita para funcionar correctamente, tener un proceso administrativo organizado. El proceso administrativo hace referencia a las acciones que deben llevarse a cabo en el seno de una organización para potenciar su eficiencia y aprovechar al máximo todos sus recursos, tanto humanos como materiales y técnicos. Consiste de diferentes etapas y en este caso, trataremos la fases de la organización del proceso administrativo en una compañía.

Organización en el proceso administrativo
Imagen: Cultura Motion || Shutterstock

¿En qué consiste la organización en el proceso administrativo?

Para ayudar de forma decisiva a cumplir los objetivos empresariales y tener éxito en la producción de bienes o servicios la organización del proceso administrativo ha de ser efectiva y clara.

La organización efectiva del proceso administrativo tiene unos elementos comunes, independientemente de la naturaleza y del ámbito en que opere la empresa:

  • Es de carácter continuo, proporcionando unas pautas bien definidas y la administración de los recursos a lo largo del tiempo;
  • Proporciona métodos para ejecutar las actividades de forma mucho más eficiente;
  • Reduce costos de producción y aumenta la productividad empresarial, eliminando gastos superfluos;
  • Evita esfuerzos duplicados y, por tanto, inútiles, delimitando de forma muy precisa las funciones y competencias del personal;

Características de la organización del proceso administrativo

Para saber cómo realizar la organización en el sistema productivo hay que tener en cuenta que éste se puede dividir en dos etapas fundamentales.

En una primera etapa, que se suele realizar al crear una empresa nueva o al ampliar y expandir negocio en empresas ya consolidadas, hay que dividir el trabajo. Así, los gestores y responsables de recursos humanos de la compañía han de separar y delimitar las actividades, dividiendo al personal en función de su especialización y organizando la compañía por jerarquías y departamentos.

Y en la segunda etapa, una vez dividido el trabajo, es el turno de la coordinación, unificando esfuerzos para lograr los objetivos de la compañía. Esta segunda etapa es una fase de perfeccionamiento y servirá para aumentar la productividad y mejorar las estructuras organizativas creadas.

Tipos de organización del proceso administrativo

Otro de los elementos de la organización del proceso administrativo que hay que considerar siempre es el tipo de organización de la que se trata. Las organizaciones más corrientes son lineales, funcionales, lineo-funcionales, de staff, comités y matricial.

La organización lineal es la más antigua pues su origen se remonta a los antiguos ejércitos y la época medieval. Se trata de una organización sencilla y piramidal, con líneas de comunicación rígidas, una autoridad lineal o única y unas tareas muy determinadas. Es una organización del proceso productivo muy predecible y fija.

Sus mayores ventajas residen en su sencillez, la ausencia de conflictos de autoridad y la facilidad en la toma de decisiones. Puede ser una organización útil en algunas pequeñas empresas pero no fomenta la especialización ni la promoción interna y depende demasiado de un núcleo muy pequeño de personas.

La organización funcional se basa en la especialización
y en la realización por parte del personal del menor número posible de funciones. Con este sistema se pretende obtener la mayor eficiencia de cada trabajador especializado.

Su principal desventaja es que no hay una clara definición de autoridad, lo que origina confusión y puede afectar a la productividad.

La organización lineo-funcional trata de combinar los principales elementos de la organización en el proceso productivo de las organizaciones lineal y funcional, con mayor o menor éxito en cada caso.

La organización de staff es desarrollada por grandes empresas
. En ella profesionales expertos externos ayudan a la organización a cumplir sus objetivos.

La organización en comité consiste en la organización en grupos de personas que se reúnen y toman las decisiones de forma común. Estos comités pueden ser directivos, ejecutivos, de vigilancia o consultivos.

El mayor inconveniente de este tipo de organización empresarial es que las decisiones tienden a necesitar más tiempo para ser tomadas que en otra clase de estructura.

Por último, en la organización de tipo matricial la empresa se organiza en base a funciones y proyectos. En función del proyecto empresarial surgen las funciones y actividades a realizar en la compañía.

Cabe destacar que no se puede establecer de antemano cuál es mejor pues, como hemos comentado, cada uno tiene sus ventajas y desventajas. La clave del éxito reside en elegir el tipo más adaptado a las características y objetivos de la empresa y que la dirección sepa trazar un camino firme y estructurado para mejorar la productividad. Conoce todas las etapas del proceso administrativo para desarrollarlo con total efectividad dentro de la organización.

Etapas del proceso administrativo

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