Plan de operaciones

Juanma Caurin
El plan de operaciones, también llamado plan operativo o plan de producción, aglutina todos los aspectos relacionados con la producción de los productos y servicios que ofrece la empresa. Se incluye dentro del plan de negocio, ya que nos muestra una descripción de cuál va a ser el proceso de creación de los productos o el modelo de prestación de servicio en nuestra empresa. El plan de operaciones contiene el diseño de la estructura y la implementación de todos los procesos que nos permitirán producir el producto y servicio, y llevarlo a nuestro cliente. Por ello, debe explicar todos los puntos técnicos y organizativos que nos permitirán llevar nuestra producción de la forma más eficaz y eficiente.
Plan operativo

Imágenes: Milan Ilic Photographer || Shutterstock

El área de operaciones de una empresa tiene un objetivo claro: crear un producto o servicio que satisfaga las necesidades de los clientes de la manera más eficiente y menos costosa posible. Pero, ¿cómo hacerlo? Los negocios se valen de un plan de operaciones o plan de producción, que servirá para determinar los recursos y las diferentes fases de producción por las que pasan los diferentes elementos hasta conseguir el producto final. A continuación, te detallamos qué es un plan de operaciones.

Definición del plan de operaciones

Para diseñar un plan de operaciones eficaz, es necesario que tengas en cuenta lo siguiente:
  • Estima los volúmenes de venta, a corto, medio y largo plazo, para determinar así si la capacidad de producción será suficiente o no para la demanda que esperamos tener. Tan malo es que nos sobre producto, como no tener suficiente.
  • Disponibilidad económica, financiera y tecnológica, que nos condicionará a implementar una estrategia u otra en el plano productivo.
  • Diseño e identificación de diferentes métodos de producción para, caso de tener cualquier problema o imprevisto, usar métodos alternativos de la manera más rápida y eficaz posible.
  • Tener la posibilidad y, sobretodo, capacidad de elaborar prototipos sin ser necesario contar con toda la capacidad de producción disponible. Esto es muy importante por la cantidad de costes empresariales que nos ahorraremos, empezando a testear en el mercado un prototipo de lo que será después nuestro producto y servicio.

¿Qué contiene el plan de operaciones?

El plan de operaciones de una empresa o plan de producción está compuesto de diversos elementos que, conjuntamente, hacen posible la fabricación y producción de los productos y servicios. A través del plan de producción, una empresa analiza elementos tales como los siguientes:

1. Infraestructura e instalaciones

Con qué infraestructura e instalaciones cuenta la empresa, y qué necesita realmente para que el proceso productivo sea óptimo. ¿Es buena la localización de la empresa y su tamaño? ¿Contamos con la maquinaria y mobiliario mínimo para dar comienzo a la actividad productiva? Igualmente, es fundamental analizar el grado de tecnología de la empresa, el equipo ofimático con el que cuenta para agilizar los procesos y, en definitiva, reducir costes y tiempo.

2. Proceso de fabricación

Este debe ser planificado y programado, detallando los recursos físicos y humanos que serán necesarios, así como su coste. Deberemos realizar también una descripción de todas las fases del plan de operaciones, de manera que será mucho más fácil realizar un seguimiento y control de variables como: tiempos de entrega, estados de pedidos, servicio de atención al cliente, gestión y previsión de stock, stock de seguridad, etc. Herramienta para calcular el stock de seguridad

3. Aprovisionamiento y logística

Durante el plan de producción la empresa no debe centrarse únicamente en la satisfacción del cliente, sino que los proveedores juegan también un papel fundamental. Además de cuidar la relación con ellos, nos conviene tener plena confianza mutua, lo que nos garantizará puntualidad en plazos de entrega, facilidades de pago o un producto de mayor calidad. Todo buen emprendedor debe dar especial prioridad al diseño del plan de operaciones en el plan de negocio antes de crear una empresa; puesto que si no se establece una política clara y estratégica en lo que se refiere a la fabricación del producto y todo lo que éste conlleva, no podremos ofrecer un producto o servicio de calidad al cliente final. Cómo hacer un plan de operaciones

¿Por qué es tan importante el plan de operaciones?

Por todo esto, es muy importante que el plan de producción esté realizado de manera muy minuciosa. Crear un buen plan de operaciones será imprescindible si queremos crear una empresa en la que tengamos que producir un producto, ya que nos permitirá reducir los costes empresariales mejorar al máximo el servicio que podemos ofrecer a nuestros clientes en términos de rapidez. Si estás empezando tu camino para ser emprendedor, aquí podrás encontrar toda la información acerca del plan de operaciones, o plan de producción, y conocerás todas las claves para poder realizar el tuyo para tu nuevo negocio.   Curso Control de Gestión en la empresa En el plan de operaciones se explicitan cada una de las acciones que conformarán el proceso productivo. De esta manera, se logrará el cumplimiento de los objetivos de una manera mucho más eficaz y óptima, reduciendo costes y uso de recursos. El principal objetivo de una empresa es el de lograr un producto de la máxima calidad posible, para cubrir las necesidades de los clientes y que éstos confíen y se fidelicen con la marca. Por ello, la importancia del plan de operaciones radica en el hecho de controlar las fases que componen el proceso de producción para evitar cualquier error.

La importancia del plan de producción

El contenido del plan de operaciones es de suma importancia para una empresa, puesto que en él quedan reflejados los recursos que se emplearán para la producción de los productos y servicios que la empresa va a ofrecer a sus clientes. Además, no sólo será un documento donde se plasmen los recursos necesarios, también se detallarán aspectos como las herramientas empleadas, el personal necesario, el aporte financiero, etc. Toda una serie de elementos de distinta naturaleza  que hacen del plan de producción la base fundamental de cualquier empresa con un componente productivo.
Importancia del plan de producción

Imagen: Syda productions || Shutterstock

Y, ¿a qué se debe la importancia del plan de operaciones? Los beneficios de un plan de operaciones para la empresa son muchísimo. Tanto si se trata de una pyme como de una gran empresa, el proceso de producción siempre es algo complejo. Si se quiere obtener un buen resultado, al final de la jornada son muchos los elementos que han formado parte del mismo, por lo que es fundamental saber organizarlos y planificarlos de la mejor manera posible. Por tanto, ¿qué incluye este plan de producción?:

Condicionantes externos del entorno.

En el plan de operaciones, la empresa debe tener en cuenta la normativa vigente de obligada aplicación, tales como las normas sanitarias, de seguridad o higiene. Son elementos que, a la hora de redactar y planificar las acciones productivas, debe tener en cuenta. Por ejemplo, durante la cadena de montaje, deberá respetar los protocolos mínimos de seguridad; de lo contrario, se vería expuesta a una sanción o multa (coste empresarial que se ahorraría de haberlo tenido en cuenta en el plan de operaciones).

Condicionantes internos.

Se trata de los recursos, tanto a nivel material como humano, con los que cuenta la empresa; los sistemas y procedimientos a la hora de gestionar los anteriores recursos; las relaciones entre los trabajadores, y entre los trabajadores y responsables; y, por último, las capacidades, aptitudes y características del equipo de trabajo que formará parte del proceso productivo. Deberás realizar un listado detallado en tu plan de producción de todos los condicionantes de los que dispones, su estado, coste, características técnicas, etc.

Infraestructura física y localización.

En el plan de operaciones debes detallar las instalaciones en las que se realizará el producto, así como donde estará la localización del negocio. Al hacer una valoración de ello, igual llegas a la conclusión de que sería interesante externalizar alguna de las fases del proceso productivo. Esto pasa muy a menudo, por ejemplo,  con las empresas de fabricación de coches, las cuales externalizan muchísimos procesos del proceso productivo, pues les sale más rentable y, a fin de cuentas, obtienen un producto de mayor calidad y seguridad, puesto que trabajan empresas muy especializadas.

Plazos, capacidades y existencias.

Gracias al plan de producción, se planifican los procesos, se realiza el control de inventarios, se marcan tiempos de entrega en cada fase del proceso de producción, se reparten los recursos en función de las necesidades del producto en cada momento, y se controlan y reparten las existencias de una manera muy simple. En definitiva, la importancia del plan de operaciones se debe a que gracias a él, detectamos detalles que, de cualquier otro modo, nos sería imposible. Ya no solo identificamos errores, sino que nos ayuda a mejorar y hacer el proceso productivo mucho más óptimo. Por ello, antes de crear una empresa, es fundamental realizar correctamente un plan de operaciones que nos permita plasmar toda esta planificación y control del trabajo y la producción de nuestra empresa. Cómo hacer un plan de operaciones

¿Cuáles son los beneficios de un plan de operaciones?

Sin lugar a dudas, el no hacer un seguimiento continuo de los procesos por los que pasa un producto hasta que finalmente llega al cliente final, supone el fracaso rotundo de una empresa. ¿La razón? Entregar un producto que no se ha mimado durante su fabricación, entregar un producto que no ha sido revisado, perdiendo la oportunidad, encontrar cualquier error o defecto que pudiera surgir y corregirse a tiempo.  Para ello, es necesario contar con un plan de operaciones que permita valorar todos estos aspectos. Los beneficios de un plan de operaciones son muchísimos. Por lo que ponte desde ya a diseñarlo e implantarlo en tu empresa y conviértete en líder de tu sector de actividad.

El plan de operaciones o plan de producción tiene su foco en todos los aspectos técnicos y organizativos referentes a la elaboración de los productos o prestación de servicios. En dicho plan, quedan planificadas todas las acciones que se quieren llevar a cabo, así como una previsión de los costes de la empresa, los plazos con los que contamos, etc.

Ventajas del plan de producción Imagen: sirtravelalot || Shutterstock

Descubre todos los beneficios de un plan de operaciones e implántalo en tu empresa cuanto antes:

Reducción de costes operativos

Puesto que se reduce el exceso de inventarios, se realiza una mejor planificación de unidades en función de la demanda del producto, en función de las tendencias, etc. Además, consigues controlar mejor el proceso de producción, evitando retrasos, duplicidad de tareas y gastos innecesarios en lo que a transporte se refiere. Por tanto, un plan de operaciones, por muy sencillo que sea, te garantizará una reducción significativa de costes, hasta ahora, no identificados y sin control.

Cumplimiento más eficaz de los objetivos

El proceso de producción forma parte de las primeras fases por las que pasa un producto. Toda empresa, se fija unos objetivos empresariales determinados a cumplir en un periodo de tiempo concreto. Si en este trimestre el objetivo es reducir un 5% la cantidad de productos devueltos, la disposición de un plan de operaciones nos facilitará con creces su cumplimiento. El mayor control y seguimiento del proceso productivo, nos permite detectar cualquier error, actuar de inmediato ante cualquier imprevisto, evitando así que salgan a la venta productos defectuosos, o evitando la entrega tardía de los bienes.

Mayor control de inventario y planificación de stock y recursos

De esta manera, se evita infra o sobreproducción. El plan de producción nos permite llevar un mejor seguimiento de la demanda de cada uno de los productos, pudiendo definir una buena estrategia de detección de tendencias y patrones de comportamiento de los clientes.

Homogeneización de procesos y mejora de la comunicación interdepartamental

Diseñando un plan de operaciones en la empresa, todos los departamentos tienen unas “normas” a las cuales atenerse, un guión que seguir durante el desarrollo del trabajo. De esta manera, se estandarizan los procesos, mejora la comunicación entre los diferentes equipos de trabajo y, en definitiva, se logra una sincronía entre las diferentes áreas.

Producto o servicio final de más calidad

La mejor gestión de la producción, de los stocks y el inventario de la empresa, o la rápida detección de errores, se convierten en factores clave y diferenciales, que convierten a nuestro producto en un producto mucho más competitivo, puesto que gana en calidad, eficiencia y, sobre todo, confiabilidad.

Mejor atención al cliente

El plan de operaciones permite que la empresa logre un producto final de gran calidad. Por ello, tendremos un cliente mucho más satisfecho y fiel. Además, gracias a la mejora en la comunicación entre los diferentes departamentos, permiten que los equipos de trabajo de ventas y logística estén más coordinados que nunca.

 

Realizar un plan de operaciones es fundamental para crear una empresa, ya que nos permitirá saber cuál es método de fabricación de nuestros productos o de prestación de nuestros servicios a los clientes. Aquí reside la importancia del plan de operaciones, puesto que sin el desarrollo de nuestro producto no es posible que nuestros clientes lo compren. Por ello, aquí puedes conocer cómo hacer un plan de operaciones para tu negocio.

Cómo hacer un plan de operaciones

¿Cómo hacer un plan de operaciones?

Si tu objetivo es optimizar tu proceso productivo, mejorar la calidad de tus productos y tratar de incrementar la tasa de fidelización de tus clientes, comienza por saber cómo hacer un plan de operaciones que te permita gestionar los recursos y procesos de la forma más adecuada posible. Pasar por alto una de las fases iniciales de creación de un producto es un grave error del que, desafortunadamente, muchas empresa no se libran. Por eso, como emprendedor, diseña y desarrolla un plan de operaciones o plan de producción detallado y adaptado a las necesidades de tu negocio.

Cómo elaborar un plan de operaciones Imagen: Marcin Balcerzak || Shutterstock

Pasos para desarrollar un plan de operaciones

Elaborar un plan de operaciones y ponerlo en marcha puede suponer algo abstracto y complicado. No obstante, no tienes de qué preocuparte, ya que puedes conocer la estructura de un plan de operaciones. A continuación te detallamos los pasos para desarrollar un plan de producción:

1. Detalla el núcleo de operaciones

Te toca definir las tareas de cada miembro que formará parte del proceso productivo y establece un organigrama claro, para que cada cual sepa a quién dirigirse a la hora de comunicar cualquier evento. Es por esto que, realizar un plan de recursos humanos que te permita plasmar la organización de la empresa, también será fundamental para la producción de la empresa.

2. Define la política de aprovisionamiento

Saber cómo se hace un plan de operaciones desde un principio, es complicado. Uno de los elementos más complicados de gestionar es el relacionado con la política de aprovisionamiento del plan de producción. Aquí deberás planificar aspectos tales como:

  • Los costes operativos previstos, asociados a la actividad que desarrollamos en la empresa. Incluiremos los costes fijos y variables.
  • Materias primas, productos semielaborados y productos acabados que se requerirán durante el proceso de producción. Poniendo dos casos extremos, no precisarás de las mismas materias primas en el caso de que produzcas barras de pan que en el caso de que produjeras coches. En este último caso, el volumen y variedad de materias primas que precisarías para elaborar y lograr el producto final sería mucho mayor, exigiendo ello una mayor descripción y detalle en el plan de operaciones.

3. ¿Dónde almacenar el stock?

Ningún almacén tiene capacidad limitada. Por eso, es imprescindible que lleves un control exhaustivo del inventario en el plan de operaciones de la capacidad del almacén, así como su coste. Calcula cuál es el remanente mínimo de stock que precisas para evitar una ruptura de stock y quedarte falto de abastecimiento.

4. Definir un método de valoración de existencias

Son tres los métodos para valorarlas las existencias en el control de inventarios, detallando en tu plan de operaciones cuál eliges y empezar a hacer números que te permitan optimizar y reducir costes. Los métodos son:

  • FIFO (First In, First Out). La existencia que sale del almacén se valora según la existencia más antigua del mismo, es decir, aquella que entró la primera en las instalaciones. Si la empresa elige este método al elaborar el plan de operaciones, debe tener en cuenta que las primeras materias que entran en el almacén, son las primeras en salir.
  • LIFO (List In, First Out). Lo último que entra en el almacén es lo primero que sale.
  • Precio medio ponderado. La existencia se valora haciendo una estimación media de todos los productos que hay en ese momento en el almacén.

Te hemos detallado los principales pasos sobre cómo hacer un plan de operaciones. Sin embargo, cuando vas a crear una empresa, son muchos más los detalles a tener en cuenta para logar un plan de operaciones perfecto, donde se tienen en cuenta aspectos tan relevantes como la tecnología empleada durante el proceso productivo, por ejemplo. Conoce un modelo de plan de operaciones para poder adaptarlo a tu empresa.

Modelo de plan de operaciones