驴Puedo enviar las n贸minas a mis empleados por correo electr贸nico?

Raquel Hern谩ndez

Muchos empresarios se preguntan si deben聽entregar las n贸minas a sus trabajadores en papel o si puede ser por correo electr贸nico. Lo cierto es que la legislaci贸n laboral en Espa帽a no especifica el soporte en que debe realizarse el env铆o de las hojas de salario, aunque s铆 establece que los empresarios est谩n obligados a realizar el pago de las n贸minas de sus trabajadores de manera puntual y documental.聽Asimismo - al menos en Espa帽a-,聽no es necesario la entrega en papel, por lo que se puede enviar por email o por intranet, siempre y cuando el trabajador pueda acceder a la misma por los medios facilitados por la empresa.




A continuaci贸n, te contamos todo lo que debes tener en cuenta para enviar las n贸minas u hojas de salario en formato electr贸nico a los miembros de tu plantilla as铆 como recomendaciones muy 煤tiles para hacerlo correctamente y sin poner en riesgo la confidencialidad de tu empresa.

Consejos previos para el env铆o de las n贸minas por email

驴Quieres enviar las hojas de salario de tus empleados por correo electr贸nico? Si es as铆, te recomendamos que prestes atenci贸n a los consejos que te indicamos a continuaci贸n:

  • Informa a tus empleados de que vas a realizar el correspondiente env铆o de las n贸minas en soporte electr贸nico, ya sea por medio de una reuni贸n presencial, una videollamada grupal o un correo electr贸nico interno.
  • Aseg煤rate de que cuentas con un聽registro de las direcciones de email聽de tus empleados, ya sea la cuenta personal o profesional (la que proporcione la empresa).
  • Garantiza la confidencialidad de los documentos mediante contrase帽as, es decir, aseg煤rate de que tus trabajadores deban introducir un c贸digo espec铆fico (como el n煤mero de identificaci贸n fiscal o documento de identidad) para descargar el archivo que contiene su n贸mina.
  • La entrega de las n贸minas es una obligaci贸n por ley de los empleadores. En Espa帽a, el hecho de no proporcionar este documento a los empleados se considera una infracci贸n leve, con una multa que oscila entre los 60鈧 y los 625鈧. Adem谩s, el trabajador puede interponer una denuncia ante la inspecci贸n de trabajo, o bien, solicitar judicialmente a la empresa que le aporten las n贸minas.

驴Qu茅 ventajas tiene entregar la n贸mina u hoja de salario por email?

Cada vez m谩s empresas optan por el聽env铆o de las n贸minas a sus trabajadores por correo electr贸nico聽o por medio de alguna plataforma online espec铆fica. Esto se debe a聽diferentes motivos聽que detallamos a continuaci贸n:

  • Evita p茅rdidas de tiempo: el env铆o es m谩s 谩gil y no hay que realizar labores de archivo, con el consiguiente ahorro de espacio. Tampoco es preciso dedicar tiempo a la firma de la n贸mina.
  • Permite el ahorro econ贸mico al no imprimir: si decides enviar las hojas de salario por email, podr谩s ahorrar papel, sobres, tinta, tiempo del personal y muchos otros recursos.
  • Resulta una de las f贸rmulas m谩s eficientes en la gesti贸n documental en la empresa.

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