Es muy común hoy en día que las empresas organicen eventos como muestras o exposiciones para dar a conocer sus servicios o productos. Sin embargo, este tipo de eventos no se pueden organizar de la noche a la mañana. Indudablemente, es muy probable que tengamos que pedir ayuda a una empresa especializada en eventos. Ellos podrán asesorarte y hacer que el evento cumpla con su cometido. se ocuparán desde el merchandising hasta el personal para el evento. Por eso, te contamos cómo organizar tu evento gracias a la ayuda de un buen staff durante los procesos del evento.
Qué hacer para organizar un evento
Para comenzar con la coordinación de tu evento, es recomendable que te pongas en contacto con una empresa dedicada a esto. Ellos te ayudarán a crear un briefing para así definir qué objetivos quieres alcanzar y qué costes conllevaba. En consecuencia, los puntos claves del briefing son:
- La idea creativa,
- El público al que irá destinado el evento ya que puede ser una oportunidad perfecta para hacer networking.
- La fecha y el lugar escogidos,
- El presupuesto necesario para el evento,
- Los proveedores necesarios para llevar el evento a cabo;
- Lo que se deberá hacer antes, durante y después del evento.
Una vez habéis concretado vuestro briefing, podrás comenzar con la organización en sí. Es entonces cuando deberás hacer un análisis de los objetivos que quieres alcanzar. Para ello, deberás crear una lista de invitados y sus consiguientes invitaciones.
El personal del evento: cuenta con profesionales
Empresas como la Agencia Ego insisten en el que la clave del éxito del evento está en la perfecta coordinación de los actores del mismo. Consecuentemente, es crucial contar un staff de eventos que te ayude a gestionar el evento y crear una imagen para tu empresa. Recuerda que a fin y al cabo, la imagen que se llevaran los invitados será la buena impresión que cree tu evento. Esto no se limitará al evento en sí, sino también en la decoración, el personal, las instalaciones… ¡Todo cuenta!
Desarrollo del evento
Durante el desarrollo del evento deberás reunirte con todo tu staff para poder organizarlos y comprobar que todo funciona adecuadamente. Por ejemplo, el papel de las azafatas y promotoras será de gran importancia ya que estarán de cara al público y serán quienes atiendan a tus invitados. Por esto, has de confiar en tu equipo y asegurarte de que actúan de la manera que tu les has pautado.
Otro consejo que puede servirte de ayuda es que trates de promocionar tu evento en las redes sociales. Todo lo que pasa hoy en día tiene su lugar en estas herramientas Para esto, puedes subir información utilizando hashtags, colgar anuncios, grabar los momentos más impactantes… Pero tranquilo, es muy sencillo, tanto tus invitados como tu staff pueden ayudarte con esto y hacer viral todo lo que ocurre en tu evento.
Lo que hay que hacer una vez terminado el evento
Aunque tu evento haya terminado todavía te quedan algunas cosas que hacer. Deberás evaluar los resultados obtenidos: si asistieron todos los invitados, si todo fue correctamente. Además, también podrías analizar la repercusión obtenida en las redes, qué fue lo más visto y cómo se podría hacer en un futuro para obtener un mayor interés. No olvides tampoco agradecer, tanto a tus invitados por su asistencia como a tu staff por su trabajo, ya que ellos también ayudaron al éxito de tu evento. Por último, pero no menos importante, asegúrate de leer todo tipo de reportes y sugerencias de tus invitados, puedes aprender mucho de ellas si en un futuro decides crear otro evento.
Ahora ya sabes cómo organizar un evento, y lo más importante; ¡A quién recurrir! Ya tienes lo necesario para tu evento 10 que tanto deseas.