La facturación recurrente es algo bastante habitual en los servicios de SAT o asistencia técnica, y también es una pérdida de tiempo bastante importante para los emprendedores que no conocen las mejores herramientas para facturar y tienen que repetir mes a mes la misma factura. Si es tu caso, lo que necesitas es un programa de facturación que automatice las facturas recurrentes, algo que no solo aplicaremos al SAT, también podemos utilizar en empresas de otros muchos sectores que se enfrenten al mismo problema.
Cómo funciona la facturación recurrente
Automatizar procesos es uno de los objetivos de muchos empresarios, y uno de los que puedes hacer de forma automática si cuentas un un buen software ERP que incluya un programa de facturación son las facturas. La idea es programar todas las facturas que se repiten periódicamente para que se generen y envíen de forma automática, una factura que solo tendrás que completar la primera vez del mismo modo que lo haces habitualmente. Además, puedes establecer los precios habituales o incluir precios especiales según el cliente, respetando sus tarifas.
Tendrás que indicar el destinatario, para lo que se introducen la dirección de facturación y correo electrónico; y si es necesario puedes vincular los activos del cliente. Pero la gran ventaja de utilizar la facturación recurrente es la posibilidad de elegir cuándo se mandan las facturas. Puedes elegir el tipo de periodicidad (diaria, semanal, mensual, trimestral, etc.), cuándo se repite (el primer día del mes, el día 25, el primer miércoles, etc.) o incluso el formato en que la enviarás por correo electrónico.
Los activos en clientes
Una de las funciones más solicitadas por los usuarios de programas de facturación recurrente eran los activos en clientes, una función que nos permite ejercer un control exhaustivo sobre todas las máquinas, equipos informáticos u elementos vendidos, instalados o alquilados a un cliente y que nos exijan un mantenimiento continuo. A la hora de añadirlos, puedes exportarlos desde Excel y siempre puedes generar una tarea automática con tus mantenimientos, una opción preferible a otras como crear un evento de control en el calendario.
Estos activos se pueden aplicar en los documentos de SAT y en las facturas. Lo único que debes hacer es incluirlos a la hora de generar la factura inicial, y cada vez que envíes una factura al cliente se incorporará este servicio. No en vano, una de las razones más habituales para emitir facturas recurrentes es porque respondan al mantenimiento de un bien y producto. El servicio prestado es siempre el mismo, así que lo único que cambiará de la factura es la fecha y el número por lo que con un programa de facturación te ahorras repetir las facturas.
Cómo gestionar las incidencias de los clientes
Por desgracia, no todo es perfecto y nuestros clientes pueden registrar incidencias, por lo que emitirán avisos sobre el servicio o producto a reparar, unas incidencias que deberías atender con la mayor rapidez posible para que quede satisfecho. Para ello es importante decidir si cada técnico tiene una serie de clientes o si las incidencias de cada cliente llegan a todos los técnicos -es algo que debe decidir cada empresa- y también es importante priorizar las incidencias a partir de la importancia o urgencia que puedan tener.
En este sentido, es interesante que tu software ERP cuente con una app que te permita ordenar desde tu móvil o tablet las incidencias según la prioridad, de forma que tus técnicos sepan en todo momento a qué cliente atender, ya sea llamándolos para concertar una cita, analizando los problemas que ha tenido ese cliente en el pasado, etc. A partir de ahí podrá actuar, ofrecer un presupuesto de reparación al cliente y reparar la máquina averiada o, si es necesario, sustituirla por una nueva.