Normas para gestionar las facturas electrónicas

Paula García

No son pocas las ventajas que nos proporciona la factura electrónica. Reducimos los plazos o las posibilidades de que haya errores humanos, se suprimen los costes de impresión o envío postal, se almacenan más fácilmente y el acceso posterior también es más ágil y fácil, es más fácil luchar contra el fraude, se ofrece un mejor servicio al cliente, reduciendo el uso de papel y, en resumen, da una mejor imagen de nosotros. Pero más allá de los incontables beneficios que tienen las facturas electrónicas hay que seguir una serie de normas para gestionarlas.

Gestionar las facturas electrónicas

Normas a nivel estatal

Podríamos entrar uno a uno en todos los decretos y leyes que hay al respecto, pero la cosa sería mucho más farragosa, así que vamos repasar por encima las diferentes leyes que tenemos, a las que luego se han sumado órdenes o reales decretos para completarlos. Por ejemplo, para impulsar el uso de las facturas electrónicas tenemos la ley 25/2013 de 27 de diciembre, que regula el procedimiento para tramitarlas en la Administración, que posteriormente fue modificada por la Ley Orgánica 6/2015 de 12 de junio.

Junto a una serie de órdenes y resoluciones, en estas dos leyes -disponibles para cualquiera que esté interesado en leerlas y que en una asesoría profesional te explicarán también- se regula la obligación de expedir facturas, el tipo de facturas que nos podemos encontrar, se explican los requisitos de legibilidad, autenticidad e integridad, se habla de plazos, de regímenes especiales, de las facturas recapitulativas, duplicados o rectificados y aparecen las especificidades de la factura electrónica en general. En resumen, es la normativa a seguir para la emisión de facturas electrónicas.


Se pueden emitir de tres formas: a través de un programa informático que cree facturas electrónicas, a través de un tercero (por ejemplo, un gestor) o mediante la autofacturación, cuando el destinatario de la factura es el encargado de crearla. A partir del 15 de enero de 2015 es obligatorio que todas las facturas emitidas para la Administración sean electrónicas -para todos los niveles administrativos-, pero en el caso de otras empresas o particulares no puedes obligarlos a aceptar la factura electrónica si antes no han dado su consentimiento.

Antes decíamos que las facturas deben ser legibles, auténticas e íntegras. La legibilidad permitirá que cualquier persona la lea, y es lo que menos debería preocuparnos porque el programa informático que utilices lo garantiza. La autenticidad significa que aparecen los datos del proveedor de los bienes o servicios facturados y la del emisor -si no es el mismo-, mientras que la integridad se refiere a que el contenido que aparece en la factura es el real, no se ha modificado a posteriori. Hay varias formas de comprobar estos dos últimos requisitos.

Normativa europea

A escala europea tenemos la Directiva 2010/45/UE del Consejo, de 13 de julio de 2010, que viene a modificar la legislación anterior sobre IVA y facturación, y especialmente la Directiva 2017/55/UE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 16 de abril de 2014, que impulsa la facturación electrónica en la contratación pública y pretende eliminar las barreras que pueda haber a la hora de emitir estas facturas en municipios transfronterizos. Aun así, estamos a la espera de que aparezca por fin una auténtica normativa europea para las facturas electrónicas.

Hasta entonces nos regimos por la normativa española. El ministerio de Energía, Turismo y Agenda Digital lanzó, junto al de Hacienda, la página web www.facturae.gob.es, donde aparece toda la información que debes saber si quieres facturar electrónicamente a Administración, pymes, grandes empresas o particulares o si eres tú el que recibe las facturas electrónicas. Además de toda la información sobre el tema, desde allí podemos enviar nuestras facturas electrónicas a la propia Administración.

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