Cada vez es más común que entre las estrategias de una empresa para lograr el buen funcionamiento de sus empleados, nos encontramos al menos una reunión entre todos los miembros del equipo a la semana, ya sea física u online, para poder acercar posturas y saber la situación en la que se encuentra cada uno y si necesita ayuda de algún tipo. Descarga nuestra plantilla de hojas de actas en Excel y simplifica la creación y gestión de todas las reuniones de tu empresa.

Sea cual se sea la finalidad de la reunión, la cuestión principal es el hecho dar acto de presencia y justificar legalmente el pacto. La función principal de las hojas de actas es justificar las reuniones y todo lo que en estas se ha tratado, para que en caso de necesitarlo, podamos acudir a estas y solventar cualquier duda sobre cuando o que se trató en una reunión concreta.

¿Cómo funciona la plantilla Excel de hoja de actas?

Se pueden crear actas de reunión de muchas maneras según la preferencia de la empresa o el tipo de información que está registrando en el acta. Si bien algunas empresas siguen su propia estructura de información que se ha de remarcar en un acta de reunión, los datos básicos que debe incluir esta acta de reunión son:

• Fecha y hora en que tuvo lugar la reunión
• Nombres de los participantes presentes y ausentes
• Puntos de la agenda tratados durante la reunión
• Acciones de seguimiento tomadas de la reunión anterior
• Decisiones tomadas para futuras acciones de seguimiento
• Verificación de cumplimiento de compromisos
• Compromisos pactados y fecha
• Responsables
• Próxima reunión
• Firma de los participantes

Ventajas de las actas de reunión

Las personas olvidan lo que dicen, y esa es la razón fundamental por la que se necesitan las actas, el acta de la reunión es un documento de seguimiento vital con todos los detalles de la reunión, incluye el orden del día de la reunión, el lugar de la misma y quiénes asistieron a ella.

El acta de reunión también es un mecanismo para compartir información sobre la reunión con las personas que no asistieron a ella, tener un documento estándar o una plantilla de acta de reunión garantizará que todas las reuniones se documenten de la misma manera. Las mayores ventajas de una acta de reunión son:

• Documenta los puntos clave que se discutieron en la reunión, una vez publicada el acta, si todos la aceptan, no habrá conflictos.
• Documentar los puntos de acción que ayuden al seguimiento de las tareas con una fecha de vencimiento
• Documentar las decisiones tomadas puede estar en el registro de la reunión y también quién tomó la decisión
• Puede utilizarse como punto de partida para nuevas reuniones

Descargar el Excel de hoja de actas

Descarga nuestra plantilla de Excel de hoja de actas y empieza a llevar un seguimiento de todas las reuniones de tu empresa y los pactos a los que en ellas se llegó. La hoja de actas es perfecta cuando existan discrepancias entre dos partes en referencia a algún dato que se estableció en una reunión de cierta forma, ante la duda, será un acta de reunión la que dirá la veracidad o no de lo que se está nombrando.