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¿Qué son las actas?
Las actas son un tipo de documentación que sirve para dejar constancia de todo lo ocurrido durante una reunión o encuentro sea esta del tipo que sea: de negocios, política o de una comunidad de vecinos, por ejemplo, entre 2 o más personas, ya sean particulares o personas jurídicas. Un acta solamente será válida en caso de haber sido redactada por personas tituladas tales como abogados o notarios, además de haber sido firmada por cada una de las personas que acudieron al encuentro o reunión.
Toda la documentación que constituyen las actas puede llegar a tener una gran importancia, ya que se trata de un documento que contribuye a dejar constancia y registrar todo lo acontecido durante una reunión, ya sea esta entre particulares, entre una autoridad y un particular o entre dos o más autoridades.
Por tanto, para conocer qué es un acta, tendremos que tener claro primero, que existen diferentes clases de documentos, cada uno con un objetivo distinto y un grado de oficialidad variable.
Un acta también puede servir para dar cuenta de la elección de un cargo público o privado o, para dejar constancia de acontecimientos que exijan una certificación legal, como por ejemplo, un nacimiento o un matrimonio.
¿Quién redacta un acta?
Al igual que las organizaciones y organismos que pueden recurrir a la elaboración de un acta son variados, también puede variar en quién redacta un acta, lo cual depende sobre todo de la oficialidad del acto.
Es decir, la persona que será designada para esta labor en la asamblea de un Parlamento, será generalmente un profesional escribano, que estará facultado para poder redactar este documento.
En el caso de una reunión más informal, lo más probable es que la persona designada sea aquella que haya decidido la mayoría de los reunidos y que conozca cómo redactar un acta correctamente, el cual puede pasar a ostentar el cargo de secretario o secretaria de la comisión.
¿Por qué son importantes las actas?
A través de un acta se deja constancia del contenido de una reunión, lo cual resulta muy práctico para realizar un seguimiento en la toma de decisiones de un organismo u organización. Normalmente, las actas de una reunión se guarda en el denominado libro de actas, el cual alberga toda la documentación de manera cronológica.
También puede recurrirse en un momento dado a diferentes ejemplos de actas para poder facilitar la gestión en la elaboración de este documento, utilizándolo como plantilla o guía.
Una vez quede redactada el acta, todos los asistentes a la reunión deberán dar el visto bueno y firmarla. De esta manera, quedará constancia legal de la participación activa de los reunidos y de su conformidad con las decisiones allí tomadas.
Una de las actas más importantes a la hora de crear una empresa son las actas constitutivas con las que se formalizan las empresas u organizaciones más complejas y en las que se deben incluir obligatoriamente la información básica de la compañía.
¿Cuántos tipos de actas hay?
Al tratarse de un documento utilizado en multitud de situaciones y en organismos públicos y privados, algunas de las clases de actas más comunes que podemos encontrar son las siguientes:
Las actas de reunión
El primer tipo de acta que vamos a ver son las actas de reunión, este tipo de acta es el más común y se aplica en múltiples contextos, siempre para dejar constancia de todo lo acontecido durante una reunión, por ejemplo, un acta de reunión de trabajo o un acta de reunión de socios, actas de reunión del comité de empresa, en un ambiente más empresarial.
Las actas de inspección de trabajo
Las actas de inspección de trabajo son documentos de carácter público que se emiten después de una inspección de trabajo. Con esta se inicia el procedimiento sancionador debido a la infracción de alguna ley.
El acta de inspección de trabajo debe contener obligatoriamente la siguiente información:
- Tanto los hechos sancionados como su grado de gravedad, constatados siempre por el inspector encargado del procedimiento.
- Enumeración de cada una de las infracciones detectadas junto con el artículo legal que se supone que ha vulnerado.
- La sanción propuesta, acompañada de su grado de gravedad y la cantidad de dinero exigida.
Esta es una propuesta de sanción, es decir, es la autoridad competente la que debe decidir si esa propuesta de sanción se convierte finalmente en sanción. El representante de la empresa indicado puede presentar sus alegaciones una vez ha recibida esta acta. Desde el día de la formulación del acta dispone de 15 días hábiles
Mediante las alegaciones presentadas, el demandado podrá solicitar tanto la anulación de dicha acta como otro tipo de propuestas:
- Clasificación de la infracción como leve
- Imposición de una sanción de menor grado
- Imposición de la sanción mínima dentro del grado de que se ha establecido
Las actas notariales
El segundo tipo que vamos a ver es la acta notarial. Se trata de un documento que deja constancia de unos hechos que involucran a dos o más partes ante un notario, con el fin de tener pruebas
Las actas o certificados de nacimiento
El certificado de nacimiento, es el acta que se redacta para registrar el nacimiento de un bebé en un país determinado.
El certificado de nacimiento es un certificado emitido por el municipio, una vez inscrito el recién nacido en las listas del estado civil, será inscrito en el registro del municipio de residencia, se le asignará el código fiscal y la tarjeta sanitaria.
Mediante este documento se certifican una serie de datos concernientes al niño o niña. Esto sígnica que contiene los datos personales del recién nacido que incluyen:
- Nombre y apellido.
- Fecha de nacimiento
- Número y fecha del acta de nacimiento emitida por el municipio.
Las actas de matrimonio
El acta de matrimonio, es el documento en el que se deja constancia del momento en que una pareja acepta casarse de manera legal, e indica todos los datos relacionados con el enlace matrimonial:
- Los datos personales de los cónyuges
- La fecha en que se celebró el matrimonio
- El lugar donde se celebró el matrimonio
- El registrador o ministro de culto que celebró el matrimonio
¿Dónde se puede llevar a cabo el acta de matrimonio?
El acta en sí se puede llevar a cabo en cualquier espacio que elija la pareja, bien sea un lugar propiedad del estado o no. En caso de preferir que el oficial se desplace al lugar del oficio para hacer constancia de forma escrita de la unión realizada, se elevará el precio final del servicio.
Los contrayentes que unen sus lazos y están inscritos en esta acta matrimonial, no podrán volver a casarse a no ser que este documento deje de estar vigente. El acta de matrimonio pierde su validez cuando se presenta un acta de divorcio o en su caso, y siendo el peor escenario posible, un acta de defunción.
Las actas de divorcio
El acta de divorcio es el acta que constata de manera legal que una pareja ha decidido divorciarse. Este acta tiene que ser llevada a cabo por un juez en el registro civil. Para que el certificado de matrimonio tenga validez, durante la firma deben estar presentes tanto la pareja, como los padrinos y los testigos que son quienes firman el documento que forma parte del libro de registros y teniendo una numeración concreta, valida el matrimonio legalmente.
Las actas de defunción
El acta de defunción es un acta que se realiza cuando fallece una persona, con la intención de constatar su muerte. Esta acta debe ser validada por un juez en el registro civil. En este acta se especifica el nombre completo del fallecido, causas de la muerte y fecha de nacimiento. Este tipo de acta es fundamental para invalidar un acta de nacimiento, para cobrar una herencia, pagos y cobros de seguros del fallecido, etc...
El certificado de defunción puede ser reclamado por cualquier ciudadana o ciudadano salvo que existieran excepciones legales de algún tipo. Hay diferentes tipos de certificados de defunción dependiendo del uso que se le vaya a dar al acta, de esta manera existen 2 tipos de certificados de defunción, el negativo y el positivo:
Certificado de defunción positivo
- Literal: Copia literal de la inscripción de defunción con todos los datos de identificación y motivo de fallecimiento del fallecido.
- Extracto: Es un resumen sobre la información relativa al hecho del fallecimiento. Este se puede pedir de 2 formas diferentes: El ordinario o bilingüe se expide en castellano y adicionalmente en el idioma de la comunidad autónoma del solicitante, por otra parte, el internacional o plurilingüe se expide en los idiomas de los países que ratificaran el Convenio de Viena de 8 de septiembre de 1976.
Certificado de defunción negativo
Este certificado acredita que la persona que se está consultando no está inscrita como fallecida en el registro civil.
¿Qué documentos se necesitan para presentar un acta de defunción?
- Certificado de defunción u orden judicial de inscripción.
- Hoja declaratoria del registro civil
- DNI o documentos acreditativos del difunto
¿Cuáles son los plazos de entrega del acta de defunción?
Los plazos de entrega del acta de defunción dependerán de la forma escogida de entrega de la misma:; si se elige la entrega por correo postal se establece un máximo de 15 días, mientras que si se opta por la entrega presencial será el propio registro civil el que indicará una fecha a partir de la que poder personarse en sus instalaciones, si deseas ir en persona te adjuntamos el enlace para pedir cita previa en el registro.
Las actas constitutivas
Las actas constitutivas son un tipo de documento indica que una empresa se ha constituido legalmente, como el acta constitutiva de una sociedad civil o de una anónima. Este acta debe ser redactada por la autoridad competente. En este acta se recoge todo lo referente a la constitución de la empresa, el número de accionistas que habrá, la cantidad de empleados, el alcance que tendrá la empresa, etc...
La acta constitutiva deberá contener como anexo los estatutos y deberá ser firmado por todos los socios presentes en el momento de su redacción, dando cuenta de sus datos personales y de su contribución a la creación de la asociación.
¿Qué debe contener la escritura de constitución?
Según el Registro Civil, la escritura de constitución debe contener:
- Nombre de la entidad
- Indicación del objeto, bienes y sede
- Normas sobre organización y administración
- Derechos y obligaciones de los miembros y las condiciones de su admisión
¿Qué forma debe tener la Escritura de Constitución?
Los Artículos de Incorporación deben redactarse por escrito . Se puede estipular:
- Por escritura pública, o levantada por un notario
- Por escritura privada autenticada , o redactada por ciudadanos individuales y autenticada por un notario u otro funcionario público
- Por escritura privada registrada, o redactada por ciudadanos individuales y luego registrada en la Oficina de Registro de la Agencia Tributaria.
Para dar a conocer el contenido y la fecha a terceros, la escritura de constitución debe constar por escrito y registrarse en la oficina local de hacienda.
Para asegurarse de que la persona que firmó el documento ha sido identificada con certeza, se puede redactar un contrato privado autenticado que requiere que la escritura se firme en presencia de un notario u otro funcionario público.
La escritura pública, que se forma en presencia de un notario, es la forma más alta de redactar la escritura de constitución - en sí misma necesaria solo a los efectos de adquirir personalidad jurídica - y le permite identificar con certeza a las personas que intervinieron y el hecho de que declararon ciertas cosas.
Las actas policiales
Las actas policiales. Es un documento a través del cual se registra de forma escrita un hecho punible, especificándose la autoría de los hechos y las evidencia recogidas.
Según el país el acta policial puede tener distintas características. Estas son un tipo de documento que debe ser exacto (no se basa en suposiciones), imparciales (no incluyen opiniones) y exhaustivas (deben incluir toda la información obtenida). Además de esto deben ser secuenciales (deben seguir el orden de las diligencias) y respetar los aspectos formales específicos del caso. Lo habitual es que este acta se redacta en el propio lugar de los hechos, para evitar la perdida de información.
Hay distintos tipos de actas policiales según cual sea la finalidad de la misma:
Acta de denuncia de establecimiento
Esta acta de denuncia de establecimiento se establece cuando un establecimiento que está abierto al público no tiene licencia o no se ajusta a la actividad a la que debería ajustarse. En ella se especificará tanto el estado actual de su licencia como los requisitos complementarios como: la falta de hoja de reclamaciones, la falta o ausencia de una hoja de precios visible, la ocupación de parte de la vía pública con mesas o terrazas, no respetar el horario de cierre o el uso excesivo en tiempo o en volumen de música en el interior o del sistema audiovisual pertinente.
Acta de decomiso por venta ambulante
Esta acta de decomiso por venta ambulante se establece cuando se proceda a la retirada de género o productos que se encontraban vendiéndose en régimen de ambulancia y que además cumplen alguna de las siguientes características adicionales: Carecer de la licencia de comercial correspondiente, tener a la venta productos que no son autorizados o no clarificar la procedencia de los productos debido a no poder justificarla.
Acta de decomiso de estupefacientes
Esta acta por decomiso de estupefacientes, es un acta que se establece por vía administrativa, bien sea por la tenencia o consumo de estupefacientes en la vía pública. En caso de que se tratase de un delito contra la salud pública se aportará también en el atestado.
Acta de decomiso de arma blanca
El acta de decomiso de arma blanca se establece cuando una persona porta armas blancas en la vía pública o en cualquiera de los casos previstos en la ley de protección de seguridad ciudadana. Este acta también será la que se aplicará en caso de decomisar cualquier otro objeto peligroso para la seguridad de los ciudadanos.
Las actas administrativas
Las actas administrativas, son actas en las que se queda registrada la infracción al reglamento interno de una empresa o institución por parte de un trabajador, o cuando se niega a cumplir las cláusulas del contrato. Aún no necesitando la redacción por parte de un juez se considera delante de la fiscalía como una versión de como sucedieron los hechos.
A menudo estas actas responden a una mala praxis por parte del profesional, una conducta no acorde a la ley o un incumplimiento del régimen o código de conducta que tenga establecido la organización.
Este tipo de documentos es también, en muchas ocasiones, un requisito previo a cumplir a la hora de acometer acciones judiciales contra un trabajador o un despido de forma procedente y acorde a la normativa laboral.
Características de un acta administrativa
Las actas administrativas tienen una serie de características que las convierten en pruebas fehacientes de una situación irregular realizadas por un trabajador hacia su empresa:
- Las actas administrativas cuentan con valor jurídico, son válidas como prueba en juicios laborales, señalizando detalladamente faltas por parte del empleado.
- Muestran detalladamente el motivo de la sanción, poniéndola para ello en contraste con la normativa laboral vigente en el territorio en el que opera.
- La supuesta infracción debe ser detallada, se debe indicar el objeto de la notificación, así como la fecha en que ocurrieron los hechos denunciados.
- De existir testigos debe indicarse, en la mayoría de juicios laborales se tiene muy en cuenta el papel del resto de trabajadores, así como de envargados.
- El control de accesos y otros softwares de seguimiento actúan como instrumento de seguimiento de las acciones realizadas de los trabajadores y sus horarios y sirve como prueba de posibles negligencias.
- El acta administrativa debe citar las posibles consecuencias que tenga la sanción. Es decir, tanto si va de la mano de multas de tipo económico como si supone un paso previo a un despido próximo.
Las actas administrativas dan la posibilidad a quien notifica para que inicie sus posibles alegaciones en un plazo de tiempo determinado.
