Aprende a gestionar tu agenda diaria para aumentar la productividad

Gemma García

El inicio de año no sería tal si nos saltamos la tradición de comenzarlo con nuevos propósitos. Si eres de los que se han empeñado en sacar adelante un proyecto empresarial, una excelente idea es aprender a gestionar tu agenda diaria para aumentar la productividad. Porque, hasta la más genial de las estrategias no funcionará si no la acompañas de una planificación de las acciones diarias que te comprometa a realizarlas.

Empecemos por definir agenda personal aplicada al mundo del emprendedor. La idea es que tengas una agenda de resultados, esto es, que no te limites a plasmar actividades rutinarias, sino que las definas al detalle, concretando el horario para hacerlas o el tiempo que tienes que dedicar a cada una. Se trata de poner todos los medios para que esta vez tu agenda no acabe como nueva, olvidada en un cajón, cuando termine el año.


Planificar tu agenda

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Claves para la gestión de tu agenda personal

No olvides que tu agenda personal es una potentísima herramienta para poner en marcha de forma organizada y con constancia las acciones reales que te conducirán a conseguir tus objetivos empresariales. Exige, eso sí, un ejercicio de disciplina, de cumplimiento de lo planificado que te será más fácil siguiendo estas pautas:

  • Usa una agenda física, da igual si es digital o de las tradicionales de papel de siempre. Esto es un consejo especialmente dirigido a los que presumen de buena memoria y de recordarlo todo. Es imprescindible que realmente cada mañana hagas el gesto de consultarlo para comprometerte con lo planeado. Conoce la mejor plantilla para diseñar tu agenda como un verdadero profesional.

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  • No planifiques porque sí, sin sentido. Cada acción que quede reflejada en tu agenda debe especificar qué es lo que voy a hacer, cuándo, cómo y porqué.
  • Lo ideal es programar las actividades principales con cuatro semanas de antelación, aunque está claro que tienes que dejar huecos para ir acoplando imprevistos o tareas que surjan y sea imprescindible tratarlas.
  • Aprende a renunciar y a ponerte limitaciones. Eres humano y no llegas a todo. Y sí, el día tiene 24 horas, pero no son exclusivamente para dedicarlas a la empresa. Está comprobado que no cumplir nuestra agenda nos genera frustración. La manera más eficaz de evitarlo es asumir de forma realista las tareas diarias, algo muy personal para lo que no hay fórmulas estándar.
  • Dirigir una empresa se conjuga junto al verbo delegar. No es un trabalenguas que te ponemos para liarte más aún. Una parte importante del diseño de tu agenda personal debe dedicarse a seleccionar qué acciones tienes que asumir tú y cuáles hay que delegar en otros. Aprende las claves para conseguir delegar de manera eficaz y poder centrarte en lo más importante.
  • Reserva de 2 a 4 horas semanales de “tiempo no estructurado”, no es para ocio como tal, si no para dedicarlo a pensar en abstracto. Está demostrado que un cerebro constantemente ocupado llega a un límite, momento en el que sus capacidades empiezan a disminuir, se cometen más errores y se es menos perspicaz. Algo evitable, dándole a nuestra mente ratos de descanso pero del de verdad.
  • Date un descanso de tecnología. ¿Eres de los que no puede separarse de un dispositivo electrónico ni para dormir? Sin negar la necesidad de trabajar con ordenadores, tabletas y móviles, hay que recuperar nuestra independencia respecto a ellas. No eres consciente, pero son un agente estimulador de las distracciones y la falta de atención. Prueba a despejar tu mesa del despacho de ellas y organiza tu trabajo sobre un escritorio en blanco. Recurrirás a ellas cuando la tarea concreta que vas a ejecutar las necesite. Un claro ejemplo son las reuniones de trabajo. No acudas a ellas con una pantalla, sino con papel y boli para tomar notas, es una forma eficiente de conectar mejor con el resto de participantes.

¡Tómate esto de aprender a gestionar tu agenda diaria para aumentar la productividad como parte esencial de tus funciones, esa es la clave!

 

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