Características de un organigrama

Amalia González
Partiendo de que el organigrama constituye una representación gráfica de la estructura de la empresa u organización, en el presente artículo se analizan las características de un organigrama. Es decir, cómo deben ser los organigramas.

Características de los organigramas Imagen: tkemot || Shutterstock

¿Cuáles son las características que debe tener un organigrama?

Debe tratarse de un esquema visual cuyo objetivo es entender la estructura de la compañía y facilitar la toma de decisiones. El diseño predominante tiene carácter lineal y vertical, aunque esto no impide que determinados tipos de organigramas se desenvuelvan horizontalmente.

Sea cual sea el tipo de organigrama, siempre pueden encontrarse la parte inicial, donde se incluyen las casillas o elementos con puestos de mayor jerarquía, y suele localizarse arriba. Y la parte final, en la que aparecen las funciones o puestos de base, y que mayoritariamente aparece en la parte de abajo.

Para unir las distintas casillas o niveles se utilizan flechas direccionales. En el caso del organigrama de una empresa, las fecha representan los distintos niveles de dependencia, según las áreas, secciones, departamentos o funciones.

Cuando se trabaja con organigramas, suele hablarse de entradas y salidas, entendiendo por las primeras, aquello que buscamos al momento de utilizarlo. Las salidas serán, por tanto, las respuestas a las entradas o informaciones buscadas.

Otras aspectos de los organigramas

Pero, existen otra serie de características que deben reflejarse en el organigrama de una empresa como son:

  • Los aspectos más relevantes dentro de la organización empresarial.
  • El carácter staff o lineal de los departamentos.
  • Los puestos de coordinación y los que constituyan un nivel jerárquico superior dentro de cada área.
  • Los puestos relevantes en la toma de decisiones.
  • Las funciones horizontales y las unidades con categoría especial.
  • La relaciones entre las unidades que forman parte de la estructura.
  • Los diferentes puestos, con su importancia y las funciones que desempeñan.
  • Las relaciones entre departamentos o secciones.
  • La forma en que fluye la información.
  • Los puestos con funciones de supervisión.
  • La jerarquía, por puestos, niveles o estratos.
  • Los distintos niveles de autoridad.

Además, deben ser características de cualquier tipo de organigrama, la precisión de los datos; la vigencia, por lo que resulta necesario establecer un calendario de revisiones; y la uniformidad del empleo de figuras y líneas para facilitar la interpretación.

Asimismo, una de sus limitaciones más importantes reside en el hecho de que puesto que busca la simplificación, reflejan la estructura formal, pero no las relaciones informales que pueden ser muy relevantes en la empresa.

¿Para qué se utilizan los organigramas?

Las funciones de un organigrama empresarial, pueden resumirse en:

  •  Coadyuvar a definir y mantener la estructura de la empresa. En este sentido, puede contribuir a mejorar la división del trabajo, a una mejor agrupación o distribución de tareas o departamentos en la estructura organizativa, a distribuir más eficazmente los recursos, ya sea materiales humanos…
  • Obtener información específica en relación a puestos, funciones, competencias, supervisión u otras relacionadas con la toma de decisiones en la empresa. Todo ello, en función de las entradas y salidas a que antes hicimos referencia.
  • Analizar las divergencias entre los aspectos formales y reales, permitiendo reubicar funciones, evitar duplicaciones, desequilibrios, incoherencias…
  • Pueden también servir como incentivo en la carrera profesional o para estimular la iniciativa de los trabajadores.

En definitiva, las características de un organigrama no deben limitarse a una enumeración de sus componentes en abstracto, sino que han de enfocarse también a poner de manifiesto las características básicas de cada empresa, para que puedan ser útiles y permitan una mejora progresiva de la estructura, la autoridad, el flujo de información o los mecanismos de toma de decisiones utilizados.

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