¿Cómo organizar una reunión de trabajo efectiva?

Clara Nieva
Curso Management Skills Intefi

Las reuniones de trabajo son una oportunidad para formalizar negocios y crear nuevos contactos en el mundo empresarial. Sin embargo, si algo falla el resultado puede ser el contrario a lo esperado. Por ello es muy importante intentar controlar todos los condicionantes que puedan estropear esta magnífica forma de prosperar.

En este artículo vamos a tratar las claves que debes controlar para asegurarte el éxito en las reuniones de trabajo. Claves de la gestión de equipos que te serán muy útiles en esta misión de obtener buenos resultados de las reuniones de trabajo.

Estapas de las reuniones de trabajo
baranq || Shutterstock

Fases de una reunión de trabajo productiva

Una reunión de trabajo es un proceso en el que podemos distintas fases. Y cada una de estas fases está compuesta por subtareas que deberían ser programadas y cuidadas con detalle para asegurarnos que cumplan las expectativas.

A continuación, las dividiremos en 3 etapas para analizar cada una con el máximo detalle posible.

Tareas previas a la reunión de trabajo

La fase previa es una de las más importantes para prevenir algunos de los problemas que ensombrecen la misión de las reuniones de trabajo. En esta fase por tanto encontramos 3 tareas previas:

  • Planificar la reunión de trabajo: consiste en estudiar los aspectos más importantes como identificar el objetivo, a los participantes, los puntos de la reunión y la duración.
  • Cuadrar las agendas: se refiere al hecho de distribuir la carga del trabajo entre los asistentes a la reunión. Especificar turnos para cada aportación conforme al orden de día. Es importante que asistan todos los invitados pero si no fuese posible, estas claves para realizar reuniones a distancia productivas te serán muy útiles.
  • Planear estrategias de participación: trazar métodos para que todos los asistentes puedan intervenir y que las reuniones sean más fructíferas.

Estas tres sencillas tareas son esenciales para asegurar el buen funcionamiento de la reunión de trabajo. El diseño y la apropiada puesta en activo de estas, se enmarca dentro de las estrategias del liderazgo empresarial, que persiguen las empresas y organizaciones.

Tareas simultáneas a la reunión de trabajo

Tras superar la fase previa de planificación, es momento de llevar a cabo la reunión en si misma. En esta debemos tener en cuenta elementos más comunes como el entorno, el tiempo, el tono, la imagen…Estos los podemos resumir en:

  • La puntualidad: en el mundo empresarial es muy importante llegar a la hora indicada. Ser puntuales nos permitirá revisar el lugar y obtener información previa.
  • Crear el clima adecuado: Crear confianza entre los miembros del grupo permitirá que las opiniones surjan de forma más natural y sin miedo. Este es trabajo de el moderador, como en las experiencias del focus group, una técnica de estudio de mercado.
  • Organizar: en esta misión de crear un buen ambiente hay que tener en cuenta que se trata de una actividad de trabajo. Por ello, conviene recordar a los presentes una serie de normas que faciliten la disposición de colaboración y trabajo. También conviene repasar los puntos del día a modo de guía para los asistentes.
  • Mediar: el moderador debe buscar las aportaciones del resto. Y en su labor también está resumir los puntos de acuerdo y clarificar las opiniones contrarias.
  • Resumir y finalizar: para terminar hay que hacer una pequeña revisión de las decisiones que se han tomado y el cierre de los temas respecto a los objetivos principales. Y elaborar el acta final de la reunión, un documento sencillo y operativo.

Estos son algunos de los puntos clave que se han de tener en cuenta durante el transcurso de la reunión de trabajo. Una de las mejores formas de hacerlo es mediante la reunión de trabajo Scrum, esta metodología te ayudará en la organización.

Tareas posteriores a la reunión de trabajo

Después de la reunión de trabajo es necesario un trabajo de revisión y verificación de la información que se ha recogido en el acta minutada. Además es necesario un ejercicio de autocrítica en el que se revisen aspectos como:

  • Cómo hemos gestionado la reunión, es decir, ¿ha cumplido nuestra expectativas y objetivos previos?
  • ¿Podemos seguir la misma estrategia la próxima vez o debemos cambiar algo?

En definitiva, preguntas que haríamos a cualquier otra persona para saber como ha transcurrido la experiencia. Pero la diferencia es que las tenemos que responder nosotros y además, de forma crítica.

¿Qué se necesita para organizar una reunión de trabajo?

Otro de los aspectos clave sobre cómo organizar una reunión de trabajo efectiva reside en los documentos que se obtienen. La carta de invitación, el acta de reunión de trabajo y la minuta de la reunión serán aspectos clave del buen funcionamiento de esta actividad.

La carta de invitación a una reunión de trabajo

Una carta de invitación a una reunión de trabajo constituye una comunicación formal de la celebración del evento. Como hemos visto tras veces existen diferentes tipos de reuniones de trabajo y cada una de ellas demanda unas características distintas.

Pese a esto, los elementos que debe contener esta siempre son los mismos:

  • Detalles de la localización: el día, hora y lugar de celebración de la reunión.
  • Agenda: detalles sobre los puntos del día. Aprende a programar una reunión por Skype en este artículo y infórmate sobre el uso de esta herramienta interna.
  • Firma: información acerca de la empresa u organización que la convoca.

El acta de reunión de trabajo

Es el acta de reunión de trabajo es el documento más importante de una reunión. El acta de reunión de trabajo recoge:

  • Datos básicos del contexto de la reunión como la fechas de realización, la localización y las personas que asisten.
  • El orden del día, es decir, los temas que se van a tratar.
  • Los acuerdos y decisiones que se han tomado. Estos deben describirse con más detalle, puesto que nos servirán para futuras ocasiones, así como para guiar las actuales estrategias.

Este es un ejemplo de acta de reunión descargable que podrás utilizar en tu empresa u organización.

La minuta de la reunión de trabajo

La minuta de la reunión de trabajo se diferencia del anterior por su carácter más informal. Aunque recoge los mismos aspectos que un acta de reunión es mucho menos extenso, de echo es una tabla rellenable bastante genérica. Pero que permite que quede constancia de la reunión y de los aspectos clave que en esta se han tratado.

Estos son los documentos más importantes de cualquier reunión de trabajo que nos servirán como herramienta de revisión y mejoras para futuras ocasiones.

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