Documentos para empresas

Juanma Caurin

Uno de los aspectos más importantes en el día a día de un negocio es la gestión documental de la empresa, ya que nos permitirá llevar un correcto funcionamiento en lo que se refiere a la legislación administrativa y laboral vigente. Por ello, aquí queremos que encuentre todos los documentos para empresas que necesitarás si gestionas un negocio.

En todos los ámbitos de la empresa necesitarás una serie de documentos con los que gestionar y certificar la actividad de la empresa. Algunos de ellos, serán exigibles legalmente, y otros te permitirán realizar un control de la empresa necesario para que la actividad diaria siga adelante sin problemas.

¿Qué documentación necesito para mi empresa?

Estos son los papeleos que necesitarás tener a mano en el momento que vayas a crear una empresa o en su gestión diaria. Descubre cuáles son y para qué sirve cada uno de ellos. Aunque parezca difícil llevar una correcta gestión de los documentos, no es tan complicado si lo llevas al día y usas los documentos adecuados. Aquí encontrarás esos documentos que puedes realizar tu mismo y que no debes solicitar a la administración.

Qué documentos necesitan las empresas

Imagen: Olena Yakobchuk || Shutterstock

1. Documentación para crear una empresa

Uno de los principales documentos que necesitarás en tu empresa son las actas. Las actas son imprescindible en el ámbito empresarial, ya que permiten dejar constancia y registrar todos los actos y decisiones tomadas por las diferentes personas que la firman. De esta forma, todos los encuentros efectuados entre los socios, empleados, comités, quedan guardadas y se puede acudir a ellas para realizar seguimiento de los actos realizados en una organización.

Para la constitución de una empresa necesitarás un modelo de actas que formalicen y certifiquen que la empresa ha sido creada y está formada por los diferentes socios que la firman. Estas se conocen como actas constitutivas y son necesarias para que una empresa quede constituida.

Por otro lado, cuando la empresa ya esté constituida es necesario realizar los estatutos de la empresa en los que se definan las normas que ayudarán a conocer cómo debe ser el funcionamiento de la sociedad. En los estatutos deben dejarse claros cuáles son los procedimientos de actuación de la empresa, como si fueran las propias leyes de la organización.

2. Documentos para la gestión diaria de la empresa

En el día a día empresarial, la administración de la empresa y los diferentes departamentos de la organización, precisan de diferentes documentos que les permitan el desarrollo de la actividad de forma legal y también un registro con el que poder llevar el seguimiento y control de la compañía.

Documentos para gestionar una empresa

Un ejemplo de ellos son los contratos, con lo que se formalizan todos los acuerdos a los que llega la empresa. En el departamento de Recursos humanos los contratos son una herramienta indispensable para la incorporación de trabajadores en la empresa. En el contrato de trabajo se plasman los acuerdos laborales en los que se basa la relación entre empleados y empresa.




Otro de los contratos más utilizados dentro de la empresa es el contrato mercantil. Estos contratos, también denominados contratos comerciales, se utilizan para la contratación de servicios profesionales de trabajadores autónomos, o para establecer cualquier actividad comercial de la empresa.

Por otro lado, lado, las facturas y albaranes permitirán dejar registro de todas las transacciones realizar por parte de las empresas. En el caso de las facturas, las empresas están obligadas a emitir las facturas en todas sus ventas. Además, serán exigibles y necesarias en el momento de pagar los impuestos de las empresas.

3. Trabajo remoto: documentos y recursos básicos para las empresas

4. Otros documentos importantes para la empresa

Las empresas también necesitarán una serie de documentos con los que llegar a los diferentes públicos que posee. En el caso de los clientes, debemos tener en cuenta que no siempre tendremos la suerte de que vengan a nosotros y, por ello, tendremos que salir a buscarlos. Habrá que trabajar propuestas para empresas atractivas que presentar a futuros clientes

Por ello, la carta de presentación de una empresa, es imprescindible cuando iniciamos un negocio. Con ella, se intenta llegar al mayor número de personas para informar de la existencia de la nueva empresa, ya sean clientes, vecinos, proveedores o reclamar trabajadores interesados en la empresa.

Por último, el documento más importante que debe tener una empresa es el plan de negocio. En él se deben describir todos los aspectos que describan el modelo de negocio de la empresa y todas las decisiones estratégicas que permitan su viabilidad. Puede utilizarse para conseguir financiación de inversores, para estudiar el posible éxito del negocio o como hoja de ruta para todos los componentes de la organización.

Con esta serie de documentos para empresas se debe facilitar la gestión de tu negocio. Su buen uso puede ayudar al correcto funcionamiento administrativo de la empresa y para cumplir los objetivos empresariales marcados por la compañía. Para asegurar que la parte financiera de tu empresa funciona correctamente también debes utilizar los diferentes tipos de documentos financieros que necesitarás en tu empresa. Conoce aquí cuáles son estos documentos y qué características tiene cada uno de ellos.

Documentos que necesitas impresos frente a los digitales

A pesar de la creciente digitalización de los documentos empresariales, aún hay algunos documentos de empresa que se resisten y que deben mantenerse en formato papel. Cada vez es más habitual encontrar copias de documentos en formato digital (en la nube) y en formato físico para facilitar su accesibilidad. Vamos a repasar cuáles son estos documentos que aún deber guardarse en formato papel en cualquier negocio.

1. Contratos

Si tienes una empresa sabrás que de manera regular se están firmando contratos: contratos con proveedores, de alquiler, entidades financieras, etc. Se firman y se guardan por si debe consultarse o reclamar en algún momento. Cada vez es más común encontrar copias digitalizadas de estos documentos para poder facilitar su accesibilidad y enviarse por correo electrónico.

2. Licencias y permisos de empresa

Deben mantenerse en formato papel porque deben estar disponible para una posible inspección. Entre estos documentos oficiales se encuentran: la licencia de apertura y actividad, permisos medioambientales, alta en el Registro Industrial, etc. Este tipo de documentos también se pueden digitalizar para presentar en las Administraciones Públicas y agilizar los trámites burocráticos.

3. Documentos fiscales

Un ejemplo de un requisito de ubicación implícito es el requisito de que el registro debe estar disponible para inspección inmediata. La Agencia Tributaria puede reclamar documentos que justifiquen los datos reflejados en las liquidaciones tributarias y de impuestos, por ejemplo facturas, tickets de gastos y otros justificantes pertinentes.

Si quieres digitalizar facturas y tickets de gastos debes saber que la aplicación con la que lo hagas debe estar homologada por la Agencia Tributaria.

4. Escrituras

Seguramente hayas visto escrituras digitalizadas pero son copias. Las escrituras originales se realizan en un papel exclusivo para documentos notariales, cada hoja es sellada por el notario, firmada y al final del documento se acuña el sello notarial. Las escrituras de empresa deben inscribirse en el Registro Mercantil que acompaña la hoja de inscripción firmada y sellada. Todo ello se encuaderna y se guarda.

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