¿Es obligatorio el registro horario de los trabajadores en las empresas?

Seguramente hayas escuchado muchas informaciones acerca de si las empresas tienen la obligación de registrar el control horario de sus empleados. Esto se debe a los diferentes cambios que han habido en la legislación y los recursos que la justicia han puesto contra ellos.

Pues debes saber que sí es obligatorio el registro horario de las jornadas laborales de cada empleado. Gracias al Decreto-Ley aprobado por el Gobierno, a partir de mayo de 2019, todas las empresas deberán apuntar la hora de entrada y salida de los trabajadores y contar todas las horas ordinarias y extraordinarias realizadas mensualmente.

El registro horario es obligatorio para las empresas

Vasin Lee || Shutterstock

¿Es obligatorio para todos los empleados?

Sí.

Según la ley la empresa tiene la obligación de registrar la jornada laboral realizada por cada uno de los trabajadores, indicando también el momento en el que empezado y han acabado su jornada.

Según el BOE, "la empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo".

¿Pero todos...todos?

Bueno, es posible que haya excepciones.

El documento regulatorio afirma que el gobierno "podrá establecer ampliaciones o limitaciones en la ordenación y duración de la jornada de trabajo y de los descansos, así como especialidades en las obligaciones de registro de jornada, para aquellos sectores, trabajos y categorías profesionales que por sus peculiaridades así lo requieran".

Es cierto que según la características del puesto de trabajo puede ser más complicado el registro de las horas trabajadas por cada uno de los empleados. Por ello, quizás existen algunos escenarios en los que las empresas podrán evadir este registro horario.

Es posible que los comerciales o las personas que no disponen de un lugar de trabajo específico o los transportistas escapen de la obligatoriedad de fichar en su trabajo que implica esta ley.

Consecuencias de no registrar la jornada laboral de los trabajadores

Como ya hemos comentado anteriormente, registrar la jornada laboral de los empleados es de obligado cumplimiento para todas las empresas. No documentar las horas de entrada y salir de cada trabajador, al igual que el total de horas mensuales realizadas, será considerado falta grave, por lo que puede conllevar sanciones que van desde los 626 euros hasta los 6.250€.


Además, las empresas también deberán guardar la documentación del registro horario durante 4 años y tenerla a disposición de los trabajadores, los representantes de los trabajadores y la Inspección de trabajo para que puedan consultarla cuando quieran.

¿Cómo tengo que hacer este registro horario?

Pues la verdad es que no existe ningún método para realizar el control de las jornada de trabajo de tus empleados. La ley obliga a las empresas a registrar las entradas y salidas, al igual que el recuento de las horas realizadas, pero no indica la forma en que debe realizarse.

¿Puedo registrar el control en papel?

Sí. No hay ningún problema.

¿Pero eres consciente de lo que eso significa? El registro físico, apuntando la hora y firma de cada empleado, puede ser factible para aquellas empresas en las que todos los trabajadores entran y salen a la misma. Sin embargo, puede ser algo complicado para empresas con un gran número de empleados con diferentes horarios laborales.

Recuerda que al final de mes debes realizar un recuento de las horas trabajadas por cada empleado, por lo que los últimos días del mes tendrás que calcular a mano todas las horas realizadas, y señalar el número de horas extras computadas.

Entonces, ¿cómo lo hago?

Por suerte, la tecnología nos permite agilizar mucho los procesos de gestión empresarial y automatizar algunas cuestiones que nos harían perder mucho tiempo. El control horario es un tema legal muy importante, pero podemos hacerlo fácilmente con algunos programas o aplicaciones.

Plantillas de excel para el registro horario

En primer lugar, la solución más sencilla que existe son las plantillas para el control horario de los empleados, con las que podemos conocer de forma automática cuáles son las horas realizadas por cada trabajador mensual.

Tan solo tendremos que apuntar cuáles son los registro de entrada y salida de cada trabajador y el programa nos ofrecerá el total de horas, separándolas entre horas ordinarias y extraordinarias. Además, también existen la posibilidad de indicar el salario por cada hora trabajado, algo que viene muy bien para la gente que trabaja por horas.

Apps para registrar las horas de los empleados

Si vamos un paso más allá, encontramos diferentes aplicaciones que nos permiten registrar las jornadas y los horarios de los trabajadores. Esto permite que cada trabajador realice su fichaje cuando entra y sale de la empresa, sin necesidad de que una persona tenga que estar apuntando en qué momento se producen.

Estas aplicaciones cuentan de forma automática cada una de las horas trabajadas de forma mensual, indicando cuál es el número de horas extraordinarias, es decir, las horas de más que se realizan en relación a su jornada laboral teórica. Además, algunas ofrecen otras funcionalidades muy interesantes como la geolocalización de fichajes, para saber desde dónde se realizan los fichajes, o lo sistemas de gestión de tareas, con los que se puede ver el tiempo dedicado a cada una de las obligaciones de los empleados.

¿Cuál es la mejor aplicación para registrar las jornadas laborales?

Pues no sabemos cuál es la mejor, pero si quieres alguna recomendación nosotros siempre aconsejamos Sesame porque es la que utilizamos nosotros y, la verdad, es que no tenemos ninguna queja. El servicio es muy económico, pero lo que más nos gusta el trato y la atención al cliente.

Nosotros solicitamos el periodo de prueba gratuito que ofrecen y ya llevamos con ellos varios años. Antes utilizábamos la plantilla de excel de la que hemos hablado pero, aunque nos funcionaba bien, la aplicación nos permite olvidarnos de algunos aspectos administrativos para centrarnos en nuestra actividad.

 

Ahora ya conoces todo lo que debes saber sobre la obligación del registro horario de las jornadas y horarios realizados por los trabajadores. Con la entrada de la nueva ley te recomendamos actualizar tu gestión de los recursos humanos para no tener problemas legales. Con los consejos que te mostramos seguro que puedes hacerlo todo más fácil.

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