El trabajo que realiza el departamento de compras de una empresa es clave para realizar con éxito para el buen funcionamiento del negocio. Las personas que administran las compras de la empresa se encargan de la adquisición de bienes y servicios necesarios para que nuestro negocio pueda producir de manera eficiente. La gestión de precios o hacerse cargo del aprovisionamiento de materiales son algunas de las funciones claves del departamento de compras.
Objetivos del departamento de compras
Veamos cuáles son las principales tareas que debe de hacer el departamento de compras de una empresa.
Adquisición de materiales para la empresa
Todo negocio necesita para la producción o sus operaciones una serie de materiales. Una de las obligaciones del departamento de compras de una empresa es asegurarse de que todas las áreas están abastecidas. Aunque tampoco debe invertir grandes sumas de capital en las compras, sino que deben reducir el gasto para no perjudicar a otros departamentos como el de investigación o el de marketing.
Evaluación de los precios
En relación a lo que acabamos de comentar en la función anterior, en el trabajo que realiza el departamento de compras de una empresa es primordial evaluar los precios a los que se adquieren los productos. Un precio muy elevado puede repercutir de manera negativa en las ganancias de la empresa.
Administración y contabilidad
El departamento de compras se encarga de todo el trabajo administrativo en relación a las compras de suministro y material. Por lo general, trabaja de forma estrecha con el departamento de contabilidad con el fin de evitar problemas de liquidez.
Vela por cumplimiento de las políticas de compras
Otra de las tareas que debe de hacer el departamento de compras de una empresa es asegurarse de que se cumplan a rajatabla la política de compras de la empresa. Siempre y cuando, claro está, se haya aprobado el presupuesto.
Gestión de los procesos
En este sentido, dentro del trabajo que realiza el departamento de compras de una empresa está incluida la gestión y la administración de todos los procesos:
- Comerciales
- Fiscales
- Contables
- Financieros
Tareas del área de compras en la empresa
Como hemos visto el departamento de compras realiza una serie de funciones. Veamos a continuación las tareas diarias que se llevan a cabo en esta área.
- Planificación y gestión del departamento de compras en función de un presupuesto dado.
- Estar pendiente de las novedades del mercado: cotizaciones, noticias del sector, etc.
- Encontrar los proveedores más eficientes en cuestión de precio, eficiencia y flexibilidad de condiciones.
- Encontrar alternativas a dichos proveedores, en el caso de que estos fallen. Siempre vienen bien contar con un plan B, en caso de apuros.
- Solicitar presupuestos a los distintos proveedores para poder hacer comparativa de opciones. No importa que sean proveedores preseleccionados, ya que eso nos facilitará la toma de decisiones.
- Definir los procedimientos y procesos para la compra de suministros. Esto es: quién compra qué, cada cuánto se realizarán las compras, qué documentación a presentar será necesaria.
- Acordar las condiciones de suministro con los proveedores más adecuados.
- Saber qué necesidades de stock existen, que no falte material, pero tampoco excederse.
- Supervisar la calidad de los productos adquiridos así como si han llegado en perfectas condiciones. En caso de que no fuera así, se desprende otra tarea que sería la de reclamar al proveedor.
- Gestión de toda la documentación relativa a la compra de los materiales.
- Gestión de la relación con proveedores. Esto implica hacer seguimientos de órdenes de pedido, las entregas, los problemas que pueden surgir. Quizá también podamos desarrollar un sistema para que los procesos de entrega se puedan mejorar.
- Intentar ahorrar costes a la empresa. El departamento de compras va a contar con un presupuesto para ir adquiriendo los materiales que necesitamos. Pero también pueden reducir los costes a la empresa si negocian los gastos en la adquisición del material, organizando el inventariado de una forma más eficiente, etc.
Ahora que ya sabes cuáles son las funciones del departamento de compras, descubre cuáles son las claves para ahorrar con una buena planificación de compras en la empresa y aumenta los beneficios de tu negocio.
