Ponemos a menudo el foco de éxito de un negocio en la productividad empresarial, la política de recursos humanos o un buen enfoque de marketing. Sin embargo, aun funcionando todos estos aspectos, una empresa está condenada al fracaso si lo que se conoce como trabajo de oficina no funciona. ¿Hay forma de simplificar y optimizar estas tareas? Prueba con estas 10 herramientas administrativas básicas para la gestión de negocios y tendrás tu mismo la respuesta.
La selección de este tipo de material no es fácil porque el trabajo administrativo abarca áreas muy distintas. Y, no queríamos dejarnos ninguna fuera. Por eso, vas a encontrar herramientas contables, de generación de documentos, organizativas e, incluso, para facilitar la presencia en las redes sociales. Un poco de todo y siempre lo mejor.
Herramientas administrativas para empresas
Tres son las cualidades que hemos priorizado a la hora de elegir estas y no otras de las posibles herramientas específicas para usar en las tareas administrativas en una empresa: simplificación de las tareas, eficacia y sencillez de manejo. En la medida de lo posible, hemos optado por los recursos gratuitos. Con estos criterios, esta es la propuesta:
- Organización y planificación: Remember The Milk. ¿Eres de los que se olvidan de esa reunión o no sabe si primero sería mejor revisar esa documentación que se apila en la mesa? Esta es tu aplicación porque no sólo te sirve de agenda, sino que a la vez asignas prioridades. Tus días van a ser mucho más productivos y sin darte cuenta.
- Anotaciones varias: Evernote. Porque ha llegado el momento de olvidarse de los post-it pegados por todas partes para recordarnos todo lo que necesitamos. Con la ventaja de que no se pierde, que admite diversos formatos (fotos, dirección web, insertar archivos adjuntos…) y, además, con sincronización en línea.
- Trabajo en equipo: Redbooth. Un imprescindible porque permite organizar las tareas de tus trabajadores, dividiendo por departamentos o proyectos, facilitando una comunicación ágil y con seguimiento de la productividad.
- La temible facturación: Factuonline. Es un recurso absolutamente gratuito, una plataforma para gestionar las facturas desde cualquier sitio, de forma intuitiva y simplificando papeleo.
- Plantillas de Excel para cualquier documento: justexw.com. Es una de las herramientas más utilizadas por las empresas para obtener plantillas Excel, de forma sencilla, y adaptadas a cualquier gestión administrativa: balances, cálculo de impuestos, planes contables…
- Los presupuestos más sugerentes: QuoteBase. Todo emprendedor sabe la importancia que tiene la presentación de un presupuesto para que un acuerdo se acabe o no firmando. Con esta herramienta podrás diseñarlos de forma sencilla y personalizada, trabajando online con otros miembros de la empresa.
- CRM (Customer Relationship Management): Microsoft Dynamics CRM. No sólo agenda de clientes, sino control de las relaciones entre ellos. La más imponente base de datos de clientes que te ayuda a conocer cómo trabajan y qué relación tienes con ellos.
- En la era de las redes sociales: Hottsuite. Una magnífica y potente herramienta, usada por lo expertos en marketing, para gestionar todas las redes sociales con una misma herramienta. Y, con la posibilidad de programar el envío de mensajes para mantener al día los perfiles sociales de tu empresa.
- Pendientes de la competencia: Follow. Con esta aplicación gratuita estarás al tanto de lo que opinan los consumidores de las empresas que son tus competidores directos en el mercado. Te proporcionará ideas para poder posicionar mejor tus productos o servicios.
- Campañas de marketing: Mailchimp. Es el gestor de campañas de e-mail marketing por excelencia. En la versión gratuita permite el envío de hasta 12.000 mensajes mensuales a 2.000 suscriptores.
Ahora ya sabes que con estas 10 herramientas administrativas básicas para la gestión de negocios, tu día a día será más fácil.
