La contabilidad en la empresa

Laura Sánchez

Para poder realizar una correcta gestión de la empresa y conocer cuál es la situación en la que se encuentra a diario, es necesario llevar una correcta gestión de las cuentas que nos permita, saber qué es lo que se hace con el dinero de la empresa y cuáles son los beneficios que nos reporta la actividad que desarrollar. Esta gestión de las cuentas, en lo que se conoce la contabilidad de la empresa que, como su nombre indica, se encarga de contabilizar todos los movimientos económicos y financieros que se producen dentro de la organización.

La contabilidad en la empresa es donde se organiza y se retrata la situación financiera de cualquier emprendedor o pyme. Para ello, es necesario prestar atención a los cobros, balances, préstamos y deudas del día a día. Cualquier acción que realice la empresa deberá registrarse en la contabilidad para poder conoce en todo momento el histórico de la empresa y mejorar la toma de decisiones.

Contabilidad de la empresa

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¿En qué consiste la contabilidad empresarial?

La contabilidad empresarial es la disciplina encarga de registrar todos los movimientos de la empresa y clasificarlos para poder analizar e interpretar cuáles son los resultados de la empresa y la situación en la que se encuentra. Gracia a la contabilidad podemos saber cuál el estado de salud de nuestra empresa y saber si vamos en una dirección positiva o negativa.

El objetivo principal de la contabilidad se basa en proporcionar información económica a los gestores de la empresa para saber qué es lo que se está haciendo, si se están consiguiendo, o no, las metas marcadas y tomar decisiones en función de los resultados de la compañía.

Existes diferentes clases de contabilidad en función de los objetivos que posee. Aunque la finalidad máxima es la misma, cada una de las variedades de la contabilidad posee sus características propias que la hacen diferentes las demás, aunque algunas están intrínsecamente relacionadas.

Por último, debemos tener en cuenta que es obligatorio llevar la contabilidad para empresas y autónomos, por lo que será imprescindible gestionar todas las cuentas de la empresa de forma correctamente si no queremos tener problemas con la Administración Pública.

Si quieres saber más, puedes consultar toda la información disponible en este especial sobre la contabilidad. Descubre las características, objetivos, tipos y aprende cómo gestionar la contabilidad de una organización:

 

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Marco Conceptual de la Contabilidad

El Marco Conceptual de la Contabilidad es el conjunto de fundamentos, principios y conceptos básicos cuyo cumplimiento conduce en un proceso lógico deductivo al reconocimiento y valoración de los elementos de las cuentas anuales, y se concibe de la misma forma para todas las empresas, con independencia de su tamaño, presentando, por lo tanto, una estructura idéntica y un contenido muy similar al previsto en el Plan General de Contabilidad.

Las pequeñas y medianas empresas deberán formular el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto y la memoria, que son los documentos que forman parte de sus cuentas anuales. La contabilidad de la empresa tendrá que contar con estos documentos para ser totalmente correcta.

Con el ánimo de simplificar las obligaciones contables de las empresas que no superen el tamaño exigido para obligar a someter sus cuentas anuales a auditoría, la Ley 16/2007, de 4 de julio, no exige a estas empresas la presentación del estado de flujos de efectivo. Este estado podrá ser presentado de forma voluntaria, en cuyo caso deberá elaborarse de acuerdo con lo establecido en el Plan General de Contabilidad.

Fuente: http://www.icac.meh.es/Documentos/PGCPYME_2007.pdf

 


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¿Cuáles son las diferencias entre la contabilidad y la tesorería?

En el ámbito empresarial es innegable la trascendencia de todo lo relacionado con el dinero. Pero esta es un área especialmente farragosa que, salvo para los expertos, genera confusiones entre términos y conceptos que es difícil diferenciar a primera vista. Una de las dudas más peligrosas es la de no saber la diferencia entre tesorería y contabilidad. Baste pensar que en muchas ocasiones se aúnan en un mismo departamento, lo que contribuye a hacer más evidente este lío.

En esta línea, conviene resaltar que todos los expertos señalan la necesidad de segregar las funciones entre tesorería y contabilidad, esto es, que se dejen en manos de personas distintas. Entre otras cosas, esta diferenciación contribuye de manera muy eficaz a evitar que se produzcan incorrecciones o, incluso, fraudes. Y a que tu empresa funcione de una forma mucho más eficaz como vas a comprobar.

 

Tesorería y contabilidad

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Cómo distinguir entre contabilidad y tesorería

Para que te hagas una primera idea de la diferencia entre estos dos términos, piensa que, cuando hablamos de tesorería, nos referimos a la liquidez del negocio en cada momento. La contabilidad de la empresa, por su parte, detalla la información financiera de la empresa, con las cuantías de gastos e ingresos, las previsiones y el patrimonio. Resumimos las principales funciones de ambos:

Entre las principales funciones de la tesorería encontramos:

  • Administración y manejo de los fondos financieros
  • Gestión de pagos y cobros teniendo en cuenta el flujo de caja y la legislación reguladora vigente.

Sin embargo, el objeto de la contabilidad es diferente. Aquí podemos ver las funciones del departamento contable más importantes:

    1. Proporcionar en un momento dado información ordenada de los movimientos financieros de la empresa, manteniendo la atención en el cumplimiento de los objetivos y las metas planificados.
    2. Registrar todas las operaciones de ingresos y salidas, sistematizados por áreas y departamentos.

Los límites de actuación de ambas están muy difuminados en algunas materias. Y, sin embargo, sus resultados pueden diferir en ciertos instantes. Por ejemplo, tu empresa tiene presupuestados unos beneficios fantásticos para este año, lo que implica una contabilidad excelente. Pero, como los cobros a tus clientes se harán a 90 días y debes asumir los gastos de producción y los pagos de impuestos, en esas fechas la tesorería se queda temblando.

Con ello se demuestra que para que una pyme funcione, debe haber una planificación de tesorería que te asegure disponer siempre de una liquidez positiva para afrontar cualquier imprevisto. En el caso de las grandes compañías, con mejor acceso a líneas de financiación y otros recursos monetarios, se puede jugar más al límite.

Relaciones entre tesorería y contabilidad

Como adelantábamos, estas estrechas relaciones entre tesorería y contabilidad se defienden mejor si no están bajo la responsabilidad de la misma persona. Es cierto que una empresa de reducidas dimensiones puede tener complicada la contratación de dos personas en lugar de una para gestionar sus cuentas. De hecho, es más que habitual tener solo un contable-tesorero.

Lo que debes tener claro es que tú como empresario debes estar pendiente y supervisando los dos asuntos con el mismo tesón y buscando el equilibrio entre esos dos resultados. Si tu empresa dejase de tener beneficios, su valor iría cayendo porque no crearía valor.

El resultado sería la desaparición de tu negocio. Pero, si tu día a día es el de la falta de disponible para afrontar cualquier gasto, al final sería una más de las muchas que quiebran por no tener liquidez.

La mejor manera de evitar que haya desajustes o incidentes en tu tesorería y en tu contabilidad es que planifiques un buen sistema de seguimiento de la tesorería, que prevea con suficiente anticipación cada entrada y salida de dinero. Así, tendrías disponibilidad de solventar cualquier posible problema sin agobios de tiempo. Porque, más allá de la evidente diferencia entre tesorería y contabilidad, es trascendental que ambas funcionen con la precisión de un reloj.

¿Qué se necesita para llevar la contabilidad?

En primer lugar, debemos saber qué libros son obligatorios en la empresa, y qué información se incluye en cada uno de ellos. Lo más sencillo para llevar estos libros controlados es trabajar con un programa de contabilidad que simplifique nuestro trabajo, en el que tengamos la contabilidad controlada y podamos visualizarlo en cualquier momento.

1. Presentación de los Libros de Contabilidad.

Una vez terminado el ejercicio, en el plazo máximo de cuatro meses hay que presentar los libros de contabilidad en el Registro Mercantil para su legalización.

Los libros que hay que presentar obligatoriamente son dos:

    1. Libro Diario. Contiene todos los asientos contables del ejercicio ordenados por fechas, todas las transacciones realizadas por nuestra empresa. Aquí estará incluida la conciliación bancaria.
      • ¿Qué es un asiento contable? El asiento contable es la anotación de cada una de las operaciones económicas que lleva la empresa en el libro diario.
    2. Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, que contiene el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias y balances de sumas y saldos trimestrales.

2. Depósito de Cuentas Anuales.

Además de la obligación anterior, la entidad debe aprobar sus cuentas anuales en la correspondiente asamblea de socios.  Una vez aprobadas, deberá depositarlas en el registro mercantil en el plazo de un mes.

¿Qué operaciones deben contabilizarse?

Todas las operaciones económicas que realice la empresa, así como sus cobros y pagos, deben contabilizarse. Para ello, se usarán los justificantes y documentos de todas ellas para poder hacer los asientos contables. Las principales operaciones son:

  • Compras y gastos.
  • Ventas e ingresos.
  • Adquisiciones y ventas de activos.
  • Nóminas y seguridad social.
  • Liquidaciones de impuestos.
  • Préstamos y otras deudas.
  • Concesión de subvención.
  • Inversiones financieras.
  • Entregas y recepciones de pagarés, letras de cambio o cualquier otro efecto.
  • Movimientos bancarios.
  • Movimientos de efectivo.

¿Cómo funcionan los programas de contabilidad?

Una empresa es un ente conformado por una gran cantidad de recursos, tanto materiales como humanos. Tú, como empresario, tienes el deber de coordinarlos y gestionarlos de manera tal, que vayan todos hacia el mismo camino y trabajen de manera homogénea y buscando el cumplimiento de los mismos objetivos.

Uno de los elementos más importantes que conforman una compañía son los programas de contabilidad. Te contamos cuál es el funcionamiento del software contable y cómo ayuda éste a la marcha de tu compañía.

Manejar el software contable
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Términos esenciales de la contabilidad empresarial

Cada industria tiene su propio lenguaje secreto. Y conocer la jerga es un punto de entrada al círculo interno, un indicador de que realmente controlas y tienes nociones básicas de contabilidad. Estos quince términos contables básicos te ayudarán a familiarizarte con la contabilidad en tu empresa.

1. Cuentas por cobrar y cuentas por pagar

Definición de cuentas por cobrar (AR): la cantidad de dinero adeudada por los clientes a una empresa después de que se hayan entregado y/o utilizados bienes o servicios.
Definición de cuentas por pagar (AP): la cantidad de dinero que una empresa debe a los acreedores (proveedores, etc.) a cambio de los bienes y/o servicios que ya han entregado.

2. Acumulaciones

Son los créditos y deudas que has registrado, pero que no has terminado de pagar o completado el pago.

3. Activos

Los activos o bienes son todo lo que tu empresa posee, ya sea tangible e intangible. Tus activos pueden incluir efectivo, herramientas, propiedades, maquinarias, derechos de autor, patentes y marcas registradas

4. Velocidad de combustión

La velocidad de combustión o burn rate en inglés, se refiere a la velocidad con la que tu empresa gasta dinero. Es una medida de cuánto tiempo puede operar su empresa hasta que se quede sin dinero. Es un componente crucial cuando estás calculando y gestionando tu flujo de caja.

La fórmula para calcular la velocidad de combustión de tu empresa es bastante simple teniendo en cuenta un periodo de tiempo. Esto es lo que necesitas: Burn rate = (saldo inicial- saldo final) / n.º meses

5. Capital

Es un activo financiero o el valor de un activo financiero, como efectivo o bienes. El capital de trabajo se calcula restando sus activos actuales de los pasivos actuales, básicamente el dinero o los activos que una organización puede poner a trabajar.

6. Costo de bienes vendidos

Los costos de bienes vendidos (COGS, por sus siglas en inglés) los gastos directos relacionados con la producción de los bienes vendidos por una empresa. La fórmula para calcular esto dependerá de lo que se esté produciendo, por ejemplo. El coste de las materias primeras y la cantidad de mano de obra de los empleados utilizada en la producción

7. Depreciación

La depreciación se refiere a la disminución del valor de tus activos en un periodo de tiempo. Es vital para la actividad fiscal, ya que la depreciación de grandes activos de tu empresa afecta directamente a la capacidad de generación de dinero.

8. Capital social

capital social se refiere a las participaciones o acciones en las que se va a dividir el capital y el sistema de administración (administrador único, administradores solidarios o mancomunados, consejo de administración). Un negocio con capital social saludable es un seguro para inversores potenciales, prestamistas y compradores que querrán invertir.

9. Gastos (fijos, variables, acumulados u operativos)

Los gastos incluyen cualquier compra que hagas con la intención de generar ingresos. Hay diferentes gastos en una empresa:
Gastos fijos (FE): pagos como el alquiler o salarios de empleados que suceden todos los meses y no se ven afectados por las ventas o las tendencias.
Gastos variables (VE): gastos como los costos laborales, que pueden cambiar en un periodo de tiempo determinado.
Gastos acumulados(A3): un gasto incurrido que aún no ha sido pagado.
Gastos operativos (OE): gastos comerciales no asociados directamente con la producción de bienes o servicios, por ejemplo, costes de publicidad, impuestos a la propiedad o gastos de seguros.

10. Año fiscal

Un año fiscal es el periodo de referencia que una empresa utiliza para sus actividades contables. Las fechas de comienzo y fin de tu año fiscal son definidas por la empresa.

11. GAAP

Los principios de contabilidad generalmente aceptada, PCGA (o GAAP por sus siglas en inglés), se refiere a un conjunto de reglas y pautas desarrolladas por la industria de la contabilidad para que las empresas las sigan al informar datos financieros. Seguir estas reglas es especialmente crítico para todas las empresas que cotizan en bolsa.

12. Pasivos

Los pasivos son todo lo que debe tu empresa a corto o largo plazo. Entre los pasivos puede estar el balance de tu tarjeta de crédito, la nómina de tus empleados, impuestos o préstamos.
Las deudas u obligaciones financieras de una empresa contraídas durante las operaciones comerciales. Hay pasivos a corto plazo como por ejemplo una deuda con los proveedores que se pagara dentro de un año y los pasivos a largo plazo que suelen pagarse durante un periodo de tiempo superior a un año. Un ejemplo sería una hipoteca de varios años para espacios de oficinas.

13. Beneficio

El beneficio en términos de contabilidad es la diferencia que existe entre tus ingresos, el costo de bienes vendidos (COGS) y los gastos, incluidos los gastos operativos, intereses y costos de depreciación.

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