La planificación del proceso administrativo

Cristina Argudo
En este artículo te animamos a descubrir cuáles son los pasos para planificar un proceso administrativo y conseguir la máxima productividad durante el proceso. De todo el proceso administrativo, la planificación es la primera y las más importante para la empresa.

Y es que, la gestión y el control del riesgo son dos de los factores más importantes durante el ciclo de vida de cualquier empresa. Cualquier error en este sentido puede suponer serias consecuencias para los trabajadores y la patronal, de acuerdo al organigrama de la empresa que está establecido.

Sin embargo, la planificación y el establecimiento de procesos administrativos, que resulten fiables y profesionales no es una tarea fácil para cualquier equipo. Además de conocer las funciones administrativas de una empresa, es interesarte empezar por entender en qué consiste su planificación.

Planificación en el proceso administrativo
Imagen: Panumas Yanuthai || Shutterstock

¿Qué es la planificación del proceso administrativo?

La planificación del proceso administrativo es la herramienta estratégica clave para conseguir llegar a alcanzar los objetivos empresariales propuestos durante el desarrollo del proyecto. A través de ella se organiza la estructura de los órganos y distintos cargos que compondrán la empresa, para dirigir y controlar las actividades de forma más eficiente.

Y es que, la productividad empresarial y mejora de los procesos es más que notable tras implementar la planificación del proceso administrativo, ya que los objetivos se deberán alcanzar adecuando los medios y recursos de los que disponga la empresa a los fines que se desea conseguir.

Durante la etapa de planificación es importante diferenciar entre objetivos y metas, como dos términos que no son sinónimos sino que tienen distinta funcionalidad. En concreto los objetivos harán referencia a las etapas necesarias durante el recorrido, para conseguir lograr las metas definidas.

Así, la planificación del proceso administrativo se convertirá en la guía que establecerá el momento en el que nos encontramos hasta donde queremos llevar a nuestra empresa.

Su objetivo no será otro que reducir el riesgo al mínimo en las decisiones estratégicas y aprovechar al máximo las oportunidades para el crecimiento del negocio.

Cómo planificar el proceso administrativo

No existe un único camino para establecer las bases que permitan planificar el proceso administrativo en una empresa.

No hay que olvidar, que en función del sector comercial, la complejidad de la jerarquía del negocio o la propia competencia del mercado, la empresa se enfrentará a retos distintos que deberá superar con las herramientas disponibles.

La planificación generalmente se engloba dentro de la fase mecánica del proceso de administración, en la que a diferencia de la fase de estática se tiene un alto grado de relación con las personas que integran el equipo. De ahí que factores como la empatía o la capacidad de comunicación adquieran una importancia vital en esta fase del proceso.

En términos generales podemos distinguir dos etapas comunes al proceso de planificación administrativa en una empresa.

En la primera fase, un responsable o bien grupo supervisor genera una iniciativa o una idea que tenga relación directa, con las metas que se pretenden alcanzar en el transcurso anual de negocio. En ese punto, los equipos con mayor responsabilidad pueden opinar y enriquecer el proyecto con nuevas ideas y aportaciones, que permitan establecer aquellos objetivos que van a definir el camino a seguir para alcanzar las metas propuestas en la anterior fase.

Una vez que el plan ya está definido globalmente, llega el momento de trasladar esas ideas al resto de la organización empresarial. En ese momento tiene lugar la integración de los procesos definidos con anterioridad, para adaptarlos al funcionamiento normal de la empresa y conseguir llegar a los fines propuestos con mayor agilidad.

No hay ninguna fase más importante que otra, sino que ambas se interrelacionan y se complementan por un fin común más importante, al igual que sucede en cualquier organismo vivo compuesto por células y tejidos.

Y es que, cualquier empresa por muy grande que sea estará formada por personas, y la capacidad de interrelación y trabajo en equipo serán las responsables del éxito o fracaso en su trayectoria de planificación.

Etapas del proceso administrativo

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