El procedimiento de compras en la empresa es vital para la misma. En la mayoría de las compañías es el departamento comercial quién se encarga del suministro para el correcto funcionamiento del negocio. Pero además, representa el 50% del valor del producto que se vende. Esto dependerá del tipo de empresa en cuestión.
Teniendo en cuenta esto, no es difícil de supones que entre un 20 y un 30% de los beneficios de una empresa se debe a los ahorros generados en el departamento de compras de nuestra empresa. Con una buena gestión comercial se puede ahorrar cerca de un 2%, además de aumentar los beneficios de la empresa y condicionar el resultado final de nuestro producto.
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Fases del procedimiento de compras
Veamos a continuación en cuál es el procedimiento de compras de una empresa. En concreto las tareas a realizar son:
- Previsión de las necesidades de materiales
- Planificación del suministro con tiempo suficiente.
- Adquisición de dichos materiales.
- Se asegura de que se reciben los productos solicitados en la cantidad y en el tiempo acordado y que lleguen en perfecto estado.
- Gestión administrativa del suministro. Esto es se encarga de los pagos.
Todas estas tareas se realizan siguiendo un procedimiento de compras de una empresa. Este último podemos dividirlo en:
- Operaciones previas a la compra: previsión de necesidades, determinar la cantidad a adquirir así como la modalidad de aprovisionamiento.
- La compra: Cuando adquirimos los materiales.
- Operaciones posteriores a la adquisición: Esto es la recepción de productos, aceptación de las facturas, y en algunas ocasiones deberán hacer las reclamaciones por defectos en los materiales o por llegar en malas condiciones).
- Operaciones paralelas a la compra: Gestionar el stock, captar nuevos proveedores, recuperar materiales sobrantes o en desuso, etc.
Hemos mencionado las distintas operaciones, pero no el cómo funcionan las compras de una empresa. Estas a su vez están compuestas por subprocesos. Estos son los siguientes:
- Analizar los precios que nos dan los proveedores, solicitar el presupuesto y decidir cuál escoger en función de las necesidades detectadas en las operaciones previas a las compras.
- Planificación de las compras. Esto consiste en analizar las necesidades que han de cubrirse y con qué productos. Identificar los proveedores más adecuados en función de la política de precios y la calidad de la mercancía.
- Especificar las características a los proveedores que necesitamos que cumplan nuestros suministros.
- Seleccionar los proveedores, tras buscar e investigar quiénes podrían abastecernos.
- Evaluación de los proveedores. Una vez que reunimos los posibles candidatos realizar una selección en función de los criterios de calidad, precios y plazos de entrega.
- Establecer cómo se va a realizar el pago de los suministros solicitados. Si el abono se realizará a corto o a largo plazo. Asimismo, se establecerá un plazo de entrega o de devolución del producto en base a las políticas de calidad que hayamos establecido.
- Negociar los precios. Uno de procesos dentro de cómo funcionan las compras de una empresa es la negociación de precios. Consiste en obtener el mejor precio con el proveedor, dicho de otra forma, ver si el proveedor nos puede hacer algún tipo de descuento.
- Generación de la compra. Cuando ya tenemos establecido qué necesitamos, cuánta cantidad y a quién se lo vamos a pedir y por cuánto, ya solo queda realizar la compra. Esto significa que el departamento de compras es el encargado de emitir las órdenes de compra.
- Realización de contratos de suministro. A veces el suministro está ligado a un contrato por el plazo de meses o años, en el que podemos conseguir un mejor precio. Otras veces es porque se trata de arrendamientos o compras de bienes muebles y están sujetos por ley por lo que es necesario llevar a cabo un contrato.
