Proceso de compras de una empresa

Ver贸nica Ruiz

El procedimiento de compras en la empresa es vital para la misma. En la mayor铆a de las compa帽铆as es el departamento comercial qui茅n se encarga del suministro para el correcto funcionamiento del negocio. Pero adem谩s, representa el 50% del valor del producto que se vende. Esto depender谩 del tipo de empresa en cuesti贸n.

Teniendo en cuenta esto, no es dif铆cil de supones que entre un 20 y un 30% de los beneficios de una empresa se debe a los ahorros generados en el departamento de compras de nuestra empresa. Con una buena gesti贸n comercial se puede ahorrar cerca de un 2%, adem谩s de aumentar los beneficios de la empresa y condicionar el resultado final de nuestro producto.

Fases de gesti贸n de compras
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Fases del procedimiento de compras

Veamos a continuaci贸n en cu谩l es el procedimiento de compras de una empresa. En concreto las tareas a realizar son:

  • Previsi贸n de las necesidades de materiales
  • Planificaci贸n del suministro con tiempo suficiente.
  • Adquisici贸n de dichos materiales.
  • Se asegura de que se reciben los productos solicitados en la cantidad y en el tiempo acordado y que lleguen en perfecto estado.
  • Gesti贸n administrativa del suministro. Esto es se encarga de los pagos.

Todas estas tareas se realizan siguiendo un procedimiento de compras de una empresa. Este 煤ltimo podemos dividirlo en:

  • Operaciones previas a la compra:聽previsi贸n de necesidades, determinar la cantidad a adquirir as铆 como la modalidad de aprovisionamiento.
  • La compra:聽Cuando adquirimos los materiales.
  • Operaciones posteriores a la adquisici贸n: Esto es la recepci贸n de productos, aceptaci贸n de las facturas, y en algunas ocasiones deber谩n hacer las reclamaciones por defectos en los materiales o por llegar en malas condiciones).
  • Operaciones paralelas a la compra:聽Gestionar el stock, captar nuevos proveedores, recuperar materiales sobrantes o en desuso, etc.

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Hemos mencionado las distintas operaciones, pero no el c贸mo funcionan las compras de una empresa. Estas a su vez est谩n compuestas por subprocesos. Estos son los siguientes:

  • Analizar los precios que nos dan los proveedores, solicitar el presupuesto y decidir cu谩l escoger en funci贸n de las necesidades detectadas en las operaciones previas a las compras.
  • Planificaci贸n de las compras. Esto consiste en analizar las necesidades que han de cubrirse y con qu茅 productos. Identificar los proveedores m谩s adecuados en funci贸n de la pol铆tica de聽precios y la calidad de la mercanc铆a.
  • Especificar las caracter铆sticas聽a los proveedores que necesitamos que cumplan nuestros suministros.
  • Seleccionar los proveedores, tras buscar e investigar qui茅nes podr铆an abastecernos.
  • Evaluaci贸n de los proveedores. Una vez que reunimos los posibles candidatos realizar una selecci贸n en funci贸n de los criterios de calidad, precios y plazos de entrega.
  • Establecer c贸mo se va a realizar el pago de los suministros solicitados. Si el abono se realizar谩 a corto o a largo plazo. Asimismo, se establecer谩 un plazo de entrega o de devoluci贸n del producto en base a las pol铆ticas de calidad聽que hayamos establecido.
  • Negociar los precios. Uno de procesos dentro de c贸mo funcionan las compras de una empresa es la negociaci贸n de precios. Consiste en obtener el mejor precio con el proveedor, dicho de otra forma, ver si el proveedor nos puede hacer alg煤n tipo de descuento.
  • Generaci贸n de la compra. Cuando ya tenemos establecido qu茅 necesitamos, cu谩nta cantidad y a qui茅n se lo vamos a pedir y por cu谩nto, ya solo queda realizar la compra. Esto significa que el departamento de compras es el encargado de emitir las 贸rdenes de compra.
  • Realizaci贸n de contratos de suministro. A veces el suministro est谩 ligado a un contrato por el plazo de meses o a帽os, en el que podemos conseguir un mejor precio. Otras veces es porque se trata de arrendamientos o compras de bienes muebles y est谩n sujetos por ley por lo que es necesario llevar a cabo un contrato.

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