¿Qué es un sistema de información?

Iván García
El sistema de información en la empresa constituye el conjunto de recursos de la compañía que sirven como soporte para el proceso de captación, transformación y comunicación de la información. Un sistema de información debe resultar eficaz y eficiente. Resultará eficaz cuando facilita la información precisa, y será eficiente si lo hace con la menor cantidad posibles de recursos.

Los sistemas de gestión de la información empresarial deben adaptarse a las necesidades exactas de cada compañía y a su estructura organizativa. Cuando se aborda la implantación, nunca se parte de cero, ya que todas las organizaciones cuentan con algún tipo de información, ya sea con distintos grados de calidad y con unos niveles de accesibilidad que pueden ser mejores o peores.

Qué es un sistema de información
Imagen: everything possible || Shutterstock

Definición de sistema de información

Un significado de sistemas de información de la empresa puede ser el conjunto de componentes que interaccionan entre sí con el propósito de alcanzar un objetivo determinado, el cual debe satisfacer las necesidades de información de dicha empresa. Estos componentes pueden ser actividades, recursos materiales, personas o datos, que deben además procesar la información y distribuirla de la manera más correcta para satisfacer las necesidades de la organización empresarial en cuestión.

La principal meta de un sistema de información es respaldar la toma de decisiones y gestionar todo lo que suceda en ella. Existen dos tipos de sistema de información en la empresa: los formales y los informales. Los primeros utilizan estructuras sólidas como pueden ser ordenadores, mientras que los segundos se decantan por sistemas más tradicionales y antiguos, como el boca a boca en la comunicación o el uso del papel.

El estudio de las sistemas de información apareció como una subdisciplina de las ciencias de la computación con el propósito de racionalizar la administración de la tecnología dentro de las empresas. Desde una perspectiva empresarial, hay varias clasificaciones de los sistemas de información. Algunos ejemplos pueden ser los siguientes:

  • Sistemas de información gerencial: con el propósito de resolver conflictos en organizaciones.
  • Sistemas de procesamiento de transacciones: se ocupan de gestionar la información en el contexto de los intercambios comerciales.
  • Sistemas de información ejecutiva: para los directivos.
  • Sistemas de soporte a decisiones: los factores que hacen a la empresa qué rumbo tomar.
  • Sistemas expertos: emulan el comportamiento de un experto en un dominio determinado.
  • Sistemas de automatización de oficinas: aplicaciones que colaboran en el trabajo de administración.

¿Para qué sirve un sistema de información?

Los sistemas de gestión de la información empresarial son un organismo que recoge, procesa, almacena y distribuye información. Resultan esenciales para ayudar a los responsables de un negocio a conservar ordenada la empresa y a analizar todo lo que sucede en ella, además de crear nuevos servicios o productos que la ubiquen en una mejor posición.

En muchas ocasiones, el concepto de sistema de información de la empresa suele usarse como sinónimo de sistema de información informático, en gran medida porque en muchas ocasiones la mayor parte de los casos los recursos materiales de un sistema de información están compuestos por sistemas informáticos en su totalidad. Sin embargo, un sistema de información no requiere obligatoriamente de estos recursos.

Los sistemas de información son una combinación de tres partes esenciales, como son las personas, los equipos de tecnología y los procesos del negocio. Un sistema de información debe cumplir con una serie de requisitos básicos interactuando entre sí, como son:

  • El hardware: equipo físico usado para el procesado y almacenamiento de datos.
  • El software y los métodos empleados para extraer información.
  • Los datos que representan las actividades de las organizaciones.
  • La red que permite compartir recursos entre dispositivos y computadoras.
  • Las personas que se ocupan de desarrollar, conservar y utilizar el sistema.
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