Trucos y consejos para ahorrar en material de oficina

Verónica Ruiz
El material de oficina es uno de los despilfarros que suele darse en una empresa. Por eso es importante elegir aquellos proveedores que nos ofrezcan los precios más competitivos. También es necesario implementar una serie de medidas que supongan un ahorro para la empresa en este ámbito. En este artículo te mostramos cómo ahorrar en material de oficina de forma eficaz para abaratar costes y mejorar tus beneficios.

Abaratar gastos en material de oficina
Imagen: Magnetic Mcc || Shutterstock

Medidas básicas a adoptar para el ahorro en material de oficina

Las máximas para ahorrar en material de oficina son estas recomendaciones que debemos tener siempre en cuenta a la hora de gestionarlo.

  • Mayor control y organización del material. Estudia las necesidades que realmente tiene tu empresa. Para ello es aconsejable realizar un listado de todos los materiales que necesitan utilizarse y cuáles son los que más se usan y se terminan antes.
  • Comprar al mejor calidad/precio. Deberás priorizar aquellos materiales que luego se van a enseñar al cliente. Esto es por ejemplo, si realizas maquetas de diseños para un cliente, habrá que darle importancia al toner o cartuchos de la impresora. Si solo es de uso interno, se imprimirá lo indispensable y el color que más se utilizará será el negro. Asimismo, recuerda aprovecharte de las promociones que suelen hacer los proveedores o distribuidores de material.
  • Hacer un uso inteligente. Algunas recomendaciones son: ahorrar papel y emplearlo cuando sea necesario, que el personal no se lleve material a casa, guardar adecuadamente los materiales, evitar extraviar los materiales, tratar adecuadamente aquellos materiales delicados o electrónicos, etc. Incluso si es necesario, puedes formar al personal para que haga uso de los materiales de la oficina de manera eficiente.

Estas tres estrategias pueden ayudarte en tu día a día, pero veamos algunos trucos y consejos más que pueden ayudarte en esta tarea.

¿Cómo disminuir los costes de material de oficina?

Además, aquí te mostramos una serie de consejos y técnicas para conseguir ser más eficientes en el material de oficina y reducir al máximo los gastos que tenemos en este apartado.

  • La compra por volumen. A primera vista puede parecer contradictorio. Pero cuantas más unidades compres, más barata sale el precio unidad. Esto es recomendable hacer en aquel producto que detectes que se utiliza más y que es indispensable para el buen funcionamiento de la empresa. Además, algunos proveedores suelen hacer ofertas, rebajas o incluso packs con lo que el precio por unidad suele ser mucho más barato.
  • Imprimir los documentos que sean necesarios. En cualquier empresa el papel y la tinta es lo que suele gastarse más. Esto es debido a que se hace un uso indiscriminado de la impresora. Intenta que el personal lea la documentación en la pantalla y que imprima únicamente aquello que de verdad se va a necesitar en papel. Por ejemplo, se puede imprimir un presupuesto porque el cliente va a pasarse por la empresa a firmarlo. Pero habrá que procurar mandárselo por email y que éste nos lo devuelva firmado.
  • Grandes pedidos. Otra forma de ahorrar es que al comprar mucha cantidad los proveedores suele ofertar el envío gratuito del pedido. Por ello, puedes calcular la cantidad de material de oficina que se gasta durante unos meses y hacer el pedido que cubra esa cantidad. Así podrás ahorrarte los gastos de envío.
  • Reciclar el papel. Este es un truco o consejo muy obvio que es aprovechar al máximo el papel. Muchas veces se imprimen documentos que luego quedan apilados en una balda y no se utilizan. Se pueden reutilizar escribiendo por la parte de detrás de las hojas para tomar apuntes en vez de utilizar una hoja nueva de papel.
  • Comprar materiales reutilizables.  Por ejemplo, los clips se pueden utilizar más veces que las grapas. También puedes comprar bolígrafos recargables. Así luego solo hay que comprar las tintas y cambiar la carga al bolígrafo.
  • Comprobar si hay ofertas. Los proveedores suelen realizar ofertas de forma periódica. Estas pueden suponer una importante oportunidad para reducir la factura de gastos de material de oficina o comprar más unidades por el mismo precio. Por ello, es recomendable suscribirse a la newsletter o boletín de noticias del proveedor, porque es aquí donde suele lanzar las ofertas.

Con estos consejos y recomendaciones para ahorrar en material de oficina podrás conseguir abaratar costes en tu empresa cada mes, lo que se traduce en grandes ahorros al cabo de un tiempo. Si quieres seguir mejorar tu eficiencia te recomendamos que conozcas cómo ahorrar energía en tu empresa, de forma que mejorarás tus beneficios mientras ayudas al medio ambiente.

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